Buying new business software? 5 questions to ask yourself before purchase | CFIB

La technologie évolue rapidement. Si vous pensez à mettre à jour un logiciel pour votre entreprise ou à en acheter un nouveau, il est important de prendre une décision éclairée. Voici une liste de questions clés à poser, autant à l’interne qu’au fournisseur, avant d’investir.

Questions à vous poser

Quels sont vos besoins essentiels? Dressez la liste des problèmes que le logiciel doit résoudre en les divisant comme suit.

• Besoins : Fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de vos opérations
• Attraits : Outils pratiques qui facilitent la vie, mais qui ne sont pas essentiels 

Quel est votre budget? Calculez le coût total, incluant :

• L’achat ou l’abonnement au logiciel
• Tout nouvel équipement requis
• Les frais d’installation ou de formation
• Le soutien technique et la maintenance continue

Astuce : Les systèmes infonuagiques peuvent réduire les coûts en éliminant le besoin de serveurs et de personnel des TI.

Quels sont les avantages de ce logiciel pour votre entreprise? Mesurez l’impact. Par exemple :

• Vous fera-t-il gagner du temps ou réduire les erreurs?
• Réduira-t-il vos besoins en heures de sous-traitance ou de consultation?

Essayez d’attribuer une valeur monétaire à ces avantages.

Qu’est-ce qui fonctionne bien dans votre secteur? 

• Quels systèmes vos pairs utilisent-ils avec succès?
• Est-ce que vos concurrents passent à une nouvelle solution? Pourquoi?
• Quelles recommandations font les entreprises de votre taille?

Qu’en est-il du transfert de données? Renseignez-vous sur :

• La possibilité d’importer vos données existantes
• Le soutien offert par le fournisseur pour l’importation
• L’existence de modèles ou d’outils pour simplifier le processus

Conseils supplémentaires :

• Limitez vos choix à 3 ou 4 fournisseurs
• Consultez les employés qui utiliseront le système
• Établissez un échéancier pour l’évaluation et le déploiement

 
Questions à poser au fournisseur 

Comment le prix est-il établi? Voici les modèles courants.

• Par utilisateur autorisé : frais basés sur le nombre d’utilisateurs individuels
• Par utilisateur simultané : nombre limité d’utilisateurs pouvant se connecter en même temps
• Par processeur : frais basés sur le nombre d’ordinateurs ou de serveurs où le logiciel est installé

Quels services sont inclus dans le prix? Demandez si la formation, les personnalisations et l’aide à l’installation sont incluses. Pour un fournisseur local, le soutien sur place devrait faire partie du forfait.

Y a-t-il une garantie de satisfaction ou une politique de remboursement? Avant de vous engager :

• Informez-vous sur la politique de retour
• Clarifiez la durée de l’essai
• Obtenez les conditions de remboursement par écrit, surtout pour un logiciel personnalisé

Comment les bogues et problèmes sont-ils pris en charge? Certains fournisseurs déploient des correctifs régulièrement, d’autres seulement lorsqu’un problème est signalé. Demandez :

• En combien de temps les bogues sont-ils corrigés?
• Existe-t-il un plan de soutien ou un processus d’escalade?

À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour, et serez-vous avisé? Assurez-vous que :

• Des mises à jour régulières sont offertes
• Vous pouvez recevoir des notifications proactives, idéalement par courriel (pour y référer au besoin)
• Plusieurs contacts de votre entreprise peuvent être inscrits aux communications

Quelles sont les heures et modalités de soutien? Avant d’acheter un logiciel, renseignez-vous sur l’endroit où est situé le fournisseur et sur la façon dont fonctionne son service à la clientèle (passif ou actif). Posez des questions précises :

• Allez-vous seulement me rappeler à certaines heures de la journée?
• Devrai-je laisser des messages et attendre un rappel?
• Aurai-je un représentant attitré ou serai-je transféré à une nouvelle personne à chaque appel?

Besoin d’aide supplémentaire?

Vous avez des questions ou besoin d’un soutien personnalisé? Nos conseillers aux entreprises sont là pour vous :
1 833 568-3234 | rheclair@fcei.ca

Vous n’êtes pas membre FCEI? Adhérez dès aujourd’hui pour accéder à une foule de ressources précieuses conçues spécialement pour les propriétaires de PME.