La surveillance électronique intentionnelle des employés est de plus en plus courante, surtout avec l'essor du télétravail. En fait, beaucoup d’entreprises suivent déjà l’activité de leurs employés sans forcément en être conscientes.
La surveillance électronique signifie toute forme de surveillance des employés par voie électronique durant les heures de travail. Elle comprend les connexions en ligne, la géolocalisation des véhicules de travail et les caméras sur le lieu de travail.
Raisons courantes d’utiliser la surveillance électronique :
Sécurité et prévention des pertes
Productivité et gestion du rendement
Exactitude de la paie et suivi des heures travaillées
Géolocalisation des véhicules de travail et des employés mobiles
Outils couramment utilisés pour effectuer cette surveillance :
Logiciels qui enregistrent les touches utilisées sur un clavier, surveillent les sites Web consultés, etc.
Caméras de surveillance
Technologies qui surveillent les courriels des employés
Systèmes qui suivent la localisation des véhicules commerciaux, les distances qu’ils parcourent et l’essence qu’ils consomment
Applications et technologies de surveillance sur les téléphones professionnels
Bien que la surveillance électronique puisse servir à des fins commerciales légitimes, la protection de la vie privée et la sécurité des renseignements recueillis doivent être soigneusement prises en compte. Par exemple, si vous obligez un employé à utiliser une application sur son téléphone personnel, il pourrait avoir des préoccupations légitimes. L’application accède-t-elle à ses données personnelles? Peut‑elle surveiller ses renseignements médicaux ou bancaires?
Si vous ne lui expliquez pas pourquoi la surveillance est nécessaire et comment les données seront utilisées, votre employé pourrait perdre confiance en vous. Il pourrait aussi être mal à l’aise d’utiliser des appareils personnels dans le cadre de son emploi.
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) régit la protection de la vie privée dans la majorité des entreprises. Certaines provinces ont aussi leurs propres lois à ce sujet.
Au moment de mettre en place des mesures de surveillance électronique, posez-vous les questions suivantes :
Quels renseignements surveillerez-vous? Pour quelles raisons souhaitez-vous effectuer cette surveillance?
Où seront conservés ces renseignements?
Pendant combien de temps les conserverez-vous?
Quelle est la meilleure façon de détruire ces renseignements?
Devriez-vous avoir une politique en place?
Vous pouvez utiliser l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE pour vous aider à élaborer une politique sur la protection de la vie privée qui convient à votre entreprise.
À l’heure actuelle, l’Ontario est la seule province qui exige que certaines entreprises disposent d’une Politique sur la surveillance électronique. Toutefois, nous vous conseillons de mettre une politique en œuvre dans votre entreprise pour éviter des amendes ou des problèmes à l’avenir.
Votre politique sur la surveillance électronique doit comprendre les éléments suivants :
Les moyens par lesquels les employés sont assujettis à une surveillance électronique durant les heures de travail : caméras de surveillance, logiciel de surveillance des touches utilisées sur le clavier, détecteurs des heures de sortie, cartes d’entrée, etc.
Pourquoi vous effectuez une surveillance électronique
Quand et comment les renseignements sont utilisés
Comment sont assurées la confidentialité et la sécurité des données
Où et quand a lieu la surveillance électronique
Si la même politique s’applique à tous les employés
Vous avez des questions ou besoin d’une assistance personnalisée? Nos conseillers aux entreprises sont là pour vous aider :
1 833 568-3234 | rheclair@fcei.ca
Vous n’êtes pas membre FCEI? Adhérez dès aujourd’hui pour accéder à une vaste gamme de ressources précieuses conçues spécialement pour les propriétaires de PME.