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10 conseils pour protéger les données sensibles dans votre entreprise

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De plus en plus, les entreprises délaissent le papier et se tournent vers la technologie pour stocker leurs données. Mais tout comme il faut conserver sous clés les documents papier contenant des renseignements personnels, les données numériques doivent aussi être protégées. 

En général, vous gardez dans votre entreprise de l’information sensible comme les dossiers personnels de vos employés, des renseignements sur vos clients, des données sur les programmes de fidélité, de l’information financière et des données sur les paiements. En prenant des mesures pour préserver ces renseignements, vous protégez votre entreprise et vos clients, tout en réduisant les risques de poursuites. 

Voici 10 conseils pour sécuriser les données stockées dans votre entreprise
 

1. Formez une équipe chargée de la sécurité des données et de la protection de la vie privée

Si possible, vous et les autres membres de la direction devriez faire partie de cette équipe pour montrer toute l’importance que vous accordez à la sécurité des données. Vous croyez peut-être qu’en raison de la taille de votre entreprise, vous n’avez pas besoin de nommer quelqu’un pour veiller à la sécurité de l’information. Détrompez-vous! Les petites entreprises sont aussi vulnérables aux brèches de sécurité que les grandes. De plus, si vous avez déjà une équipe des TI, elle peut être débordée en raison d’autres demandes et ne pas avoir de temps à consacrer à cette tâche. Une personne dédiée à la sécurité des données ou, mieux encore, toute une équipe si c’est possible, pourra soutenir vos employés et les sensibiliser à la sécurité.

2. Faites l’inventaire de vos systèmes et de vos données

 En ayant en mains la liste de l’équipement, des systèmes et des logiciels qu’utilisent vos employés, vous serez en mesure de déterminer les mesures à mettre en place pour protéger les données de votre entreprise. 

3. Effectuez une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) sert à identifier les risques liés à la protection des données qui pourraient toucher votre entreprise ou les clients avec qui vous interagissez. Elle permet aussi de mettre en place des solutions pour atténuer ces risques. Sachez cependant qu’il est impossible d’éliminer tous les risques. Commencez par vous poser la question « Qu’arriverait-il si…? » Votre entreprise serait-elle prête à faire face aux conséquences?

4. Évaluez votre niveau de sécurité

Trouvez vos vulnérabilités : utilisez des outils en ligne pour analyser vos systèmes et détecter les failles (notamment celles provenant des navigateurs désuets). Faites les mises à jour nécessaires car, souvent, elles incluent des mises à jour de sécurité qui contribuent à protéger vos systèmes

5. Créez des politiques et des procédures sur la sécurité

Il est important de créer votre propre politique sur la sécurité des données et d’y inclure notamment : 

  • Des règles pour l’utilisation des appareils personnels (ordinateurs, cellulaires, etc.) dans le cadre du travail.
  • Une marche à suivre pour les employés pensant avoir été la cible d’une fraude qui pourrait avoir un impact sur votre entreprise. 
  • La procédure à respecter lorsqu’un employé quitte votre entreprise ou est mis à pied. Par exemple, désignez quelqu’un pour désactiver les comptes et les accès aux systèmes des employés qui partent. 
6. Utilisez une application de gestion de mots de passe

Les gestionnaires de mots de passe sont incontournables. Ils vous permettent de conserver vos mots de passe de manière sécuritaire, sur un nuage ou dans votre ordinateur. Vous pouvez ainsi créer des combinaisons de mots de passe aléatoires que les fraudeurs peuvent très difficilement déchiffrer.

7. Formez vos employés

Enseignez à votre personnel à reconnaître l’hameçonnage et à adopter des mesures sécuritaires en ligne. La technique d’hameçonnage consiste à envoyer un courriel ou texto frauduleux, mais qui semble provenir d’un expéditeur légitime, pour tenter d’obtenir des informations sensibles comme les noms d’utilisateurs, les mots de passe ou les données de cartes de crédit.

8. Vérifiez les mesures de sécurité de tous vos fournisseurs

Assurez-vous que les entreprises avec qui vous faites affaire prennent aussi des mesures pour protéger vos systèmes et les données de vos clients. Effectuez une évaluation complète des risques et n’hésitez pas à parler à leur équipe des TI au besoin. 

9. Dotez-vous d’un plan d’intervention en cas d’urgence et de reprise après sinistre

Mettez en place un plan d’action détaillant les mesures à prendre en cas de brèche de sécurité. Votre plan doit comprendre une stratégie pour la sauvegarde de toute l’information sensible, ainsi que la liste des logiciels importants pour votre entreprise et du matériel requis pour les utiliser.

10. Mettez en place un système de vérification continue

Il est important de revoir régulièrement vos politiques et vos procédures avec vos employés et de les mettre à jour lorsqu’il y a des changements. Faire un exercice de simulation pour mettre à l’épreuve votre plan d’intervention en cas d’urgence et de reprise après sinistre peut vous aider à repérer les lacunes et à les corriger avant qu’une situation d’urgence ne se produise.