La cessation d’emploi : tout ce que vous devez savoir

Mettre fin à l’emploi de l’un de vos employés est certainement l’une des tâches les plus stressantes qui soit, particulièrement pour le risque qu’elle présente. Par ailleurs, beaucoup de nos membres nous contactent avant de prendre une décision finale. Pour vous aider, voici quelques renseignements généraux qui pourront vous servir d’aide-mémoire si malheureusement, vous devez entamer ce processus. 

Attention ! De nombreuses exceptions, ainsi que divers aspects législatifs ou réglementaires peuvent s’appliquer à votre situation. Rappelez-vous que les règles énoncées ci-dessous sont de nature très générale et qu’elles ne constituent en aucun cas un avis juridique.

Quand dois-je remettre un préavis de fin d’emploi?

Au Québec, lors d’une fin d’emploi, vous devez aviser l’employé par écrit que son emploi prendra fin. Le délai dans lequel vous devez remettre le préavis est établi selon le nombre d’années de service continu, soit :

• 3 mois à 1 an de service continu : 1 semaine
• de 1 à 5 ans de service continu : 2 semaines
• de 5 à 10 ans de service continu : 4 semaines
• 10 ans et plus de service continu : 8 semaines

Remarque : Des règles spécifiques s’appliquent lors d’un licenciement collectif (10 employés ou plus)

Et si je veux que son emploi prenne fin immédiatement?

Quand on met fin à l’emploi d’un travailleur, il se peut fort bien que le lien de confiance soit brisé et que nous n’ayons pas envie qu’il continue à travailler plusieurs semaines. Dans ce cas, vous avez la possibilité de remplacer le préavis par une indemnité correspondante au préavis. En d’autres mots, au lieu d’avertir votre employé que son emploi prendra fin dans deux semaines (par exemple) son emploi prend fin immédiatement et vous lui payez deux semaines de salaire.

Il existe des exceptions au préavis!

Dans certaines situations, vous n’avez pas à donner de préavis. Par exemple, c’est le cas si votre employé :

• n’a pas trois mois de service continu,
• a commis une faute grave,
• est licencié ou mis à pied en raison d’un cas fortuit (ex. : feu),
• a un contrat à durée déterminée qui se termine, ou
• est mis à pied pour une période de moins de 6 mois.

Qu’advient-il de la paie de vacances?

Lors de la cessation d’emploi, vous devez payer à l’employé les vacances accumulées. 

Quand produire un relevé d’emploi?

Si vous le produisez en format papier, le relevé d’emploi doit être remis à l’employé dans les 5 jours suivant sa première journée d’arrêt de rémunération. 

S’il s’agit d’un relevé électronique, vous avez jusqu’à cinq jours civils, donc incluant les fin de semaines et les jours fériés, après la fin de la période de paie. 

Il est important d’y inscrire le vrai motif de fin d’emploi afin d’éviter de vous exposer à des amendes, et ce, même si ça peut faire en sorte que votre employé ne reçoive pas de prestation d’assurance-emploi. 

Après deux ans de service continu, les règles changent!

À partir du moment où il compte deux ans de service continu, un employé a le droit de faire une plainte pour congédiement sans cause juste et suffisante à la CNESST. Cela implique que vous devrez justifier votre décision de mettre fin à son emploi. Plus spécifiquement, vous devrez démontrer que le congédiement était la seule mesure possible pour corriger la situation. C’est là qu’entre en jeu la gradation des sanctions.

Qu’est-ce que la gradation des sanctions?

Puisque le congédiement est la mesure ultime, on dit que l’employé devrait normalement l’avoir vu venir. Ceci passe par la gradation des sanctions, c’est-à-dire que l’employé a fait l’objet de mesures disciplinaires moindres avant de subir la mesure disciplinaire ultime.

Apprenez-en plus sur ce processus dans notre article Les mesures disciplinaires progressives.

Si mon employé prend un congé de maladie de longue durée

L’employé qui a plus de 3 mois de service a le droit de s’absenter sans salaire pendant 26 semaines au plus sur une période de 12 mois pour cause de maladie, de don d’organes ou d’accident. Il doit cependant vous en aviser rapidement.

De votre côté, vous avez le droit d’exiger que l’employé justifie son absence par une attestation médicale. Vous devez aussi vous assurer que la personne est apte à reprendre le travail après le congé. Par ailleurs, il est de votre devoir de proposer des accommodements raisonnables pour maintenir une personne dans son emploi.

D’autres règles s’appliquent à la cessation d’emploi si votre employé s’absente pour plus de 26 semaines. 

Vos employés ont des recours 

Une cessation d’emploi doit se faire dans les règles de l’art. La loi prévoit divers recours qu’un employé peut exercer auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) s’il juge que la fin de son emploi est injustifiée. 

• Pratiques interdites

Si votre employé se prévaut d’un de ses droits prévu à la Loi sur les normes du travail, il vous est interdit de le congédier, le suspendre ou le déplacer, d’exercer des mesures discriminatoires ou des représailles à son endroit. 

Ce type de plaintes survient plus fréquemment lorsqu’une employée est enceinte ou encore, quand un travailleur est en arrêt pour cause de maladie. L’employé dispose alors de 45 jours suivant sa connaissance de l’événement pour porter plainte.

• Congédiement sans cause juste et suffisante

Il faut savoir qu’un salarié qui a deux ans de service continu dans votre entreprise peut soumettre une plainte à la CNESST s’il croit avoir été congédié sans cause juste et suffisante. L’employé dispose de 45 jours suivant sa connaissance de l’événement pour porter plainte.

• Plainte pécuniaire

Si un salarié croit qu’il n’a pas reçu toutes les sommes auxquelles il pense avoir droit, il peut se plaindre à la CNESST qui fera enquête. Si la commission lui donne raison, elle peut aller chercher des sommes jusqu’à 1 an rétroactivement. Par ailleurs, l’employé dispose de 1 an suivant sa connaissance de l’événement pour porter plainte.

Si vous devez malheureusement entamer un processus de cessation d’emploi, évitez les maux de tête et appelez votre conseiller FCEI.