Préparation aux situations d’urgence : 5 choses essentielles à faire

Nous savons tous que des situations d’urgence peuvent survenir – incendies, inondations, tremblements de terre, etc. – mais combien parmi nous sont réellement prêts à faire face aux conséquences immédiates et à long terme de ces événements malheureux?

Se préparer aux situations d’urgence exige d’être proactif. Il faut planifier les interventions en fonction de différents scénarios. Agir maintenant vous donnera une longueur d’avance si jamais une catastrophe survenait. 

Quelles sont les 5 choses à faire?

1. Désigner un responsable de la gestion de crise 

• Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous assumerez probablement cette tâche. Si votre entreprise est un peu plus grande, nommez quelqu’un qui a les compétences pour gérer une crise et qui pourra vous conseiller et diriger l’équipe de gestion de crise. 
• Lorsque c’est possible, attribuez la gestion de crise à une personne qui n’assume pas un rôle de direction. Vous et les autres responsables serez peut-être trop débordés par les décisions opérationnelles cruciales à prendre pour faire le décompte des employés, communiquer avec le service d’incendie ou diriger une évacuation. 

2. Dresser la liste des risques et menaces qui pèsent sur votre entreprise 

Tenez compte de votre emplacement géographique : 

Région - risques de tremblements de terre, tsunamis, inondations, tempêtes violentes, tornades, ouragans, incendies de forêt ou de ville, glissements de terrain, etc.

À proximité - ligne de train, route importante, fleuve ou rivière, zone riveraine, entreprise de fabrication ou d’entreposage de marchandises ou matières dangereuses où les erreurs humaines augmentent les risques

Tenez compte des menaces d’origine humaine, comme les vulnérabilités de la chaîne d’approvisionnement et les risques en cybersécurité. 

Points à considérer :

• Niveau de probabilité que l’événement se produise (tenez compte aussi des événements peu probables qui, s’ils se produisaient, pourraient anéantir votre entreprise)
• Votre niveau de vulnérabilité
• Les répercussions sur votre entreprise

3. Réduire les risques identifiés, lorsque c’est possible

Incendie

• Installez du matériel de sécurité contre les incendies ou modernisez-le
• Éloignez les matières inflammables des sources potentielles d’incendie
• Vérifiez le câblage électrique et remplacez-le au besoin

Inondation 

• Relocalisez les appareils électroniques se trouvant dans des endroits susceptibles d’être inondés (sous-sols)
• Entreposez les documents papier importants dans un endroit qui ne risque pas d’être inondé

Tremblement de terre/tsunami

• Fixez fermement au sol ou aux murs appareils, équipement, filières, etc.
• Repositionnez l’équipement ou l’ameublement de sorte à minimiser les risques de blessures
• Si vous êtes situé près de la mer, assurez-vous d’avoir un moyen de transport pour vous rendre rapidement dans un endroit sécuritaire (en hauteur) 

Autres risques

• Sécurité
  • Installez un système de sécurité ou modernisez le vôtre
  • Protégez vos systèmes de données et faites des sauvegardes (paie, contrats, licences, etc.)
  • Testez la restauration des données et les capacités opérationelles du télétravail
• Panne d’équipement
  • Signez des contrats d’entretien (les renouvellements automatiques ne sont pas souhaitables; pensez à modifier les contrats au besoin)
  • Étudiez la possibilité de remplacer l’équipement non fiable
• Assurances
  • Analysez avec un courtier les besoins en assurances de votre entreprise
    • Assurance personne-clé
    • Assurance vie pour le personnel stratégique
    • Assurance des pertes d’exploitation dues à une interruption des activités
    • Assurance de dommages

Fournitures d’urgence

• Stockez des trousses de premiers soins, de l’eau, de la nourriture, des lampes de poche, des radios et de l’équipement de protection individuelle (ÉPI). Veillez à ce que toutes les fournitures soient accessibles et que le personnel sache où elles se trouvent.
  

4. Préparer un plan d’urgence

Mettez par écrit les procédures et les listes de référence essentielles

Procédures d’évacuation

• Revoyez les procédures et faites des exercices d’évacuation tous les 6 mois
• Prévoyez des sorties de secours secondaires
• Établissez deux zones de rassemblement dans deux endroits distincts
• Procédure pour prendre les présences et signaler les personnes manquantes

Remarque : Donnez à vos employés des instructions sur la façon de préparer un plan et une trousse d’urgence pour eux et leur famille. Ceci est particulièrement important en région éloignée. 

Liste des numéros d’urgence

• Personnels (résidentiels et cellulaires)
• Chef et membres de l’équipe de gestion de crise
• Principaux clients et fournisseurs
• Institutions financières et Services aux commerçants
• Courtier d’assurances
• Organismes provinciaux et municipaux de sécurité civile
• Réseau de ressources externes en mesure d’aider en situation d’urgence

Mettez en place des protocoles de communication : désignez les personnes-ressources principales et secondaires en cas d’urgence, et déterminez le ou les moyens de communication à utiliser (téléphone, courriel, message texte, médias sociaux, etc.).

Liste, par ordre de priorité, des opérations ou fonctions essentielles à rétablir

Dossiers et contrats vitaux pour les opérations de l’entreprise

• Documents papier – conservez des copies dans un endroit sécuritaire comme un coffret de sécurité
• Documents électroniques – gardez des copies de sauvegarde sur une clé USB prête à utiliser. Pour plus de sécurité, utilisez un service infonuagique pour sauvegarder vos données cruciales.

Posez-vous ces questions  :

• Quels types de catastrophes naturelles pourraient vous forcer à interrompre vos activités?
• En situation d’urgence, comment communiquerez-vous avec vos employés?
• Avez-vous des copies de sauvegarde de vos registres, de vos documents et des dossiers de vos employés?
• Avez-vous désigné des superviseurs ou des personnes en autorité pour aider à l’évacuation de votre entreprise?
• Avez-vous tenu compte des handicaps de vos employés, le cas échéant?

5. Mettre votre plan d'urgence à l’essai, au moins une fois par année

Il est important de faire des simulations et des exercices d’urgence pour mettre votre plan à l’essai sinon vous pourriez avoir l’impression fausse que vous, votre famille et vos employés êtes en sécurité.