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Préparation aux situations d’urgence : 5 choses essentielles à faire

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Nous savons tous que des situations d’urgence peuvent survenir – incendies, inondations, tremblements de terre, etc. – mais combien parmi nous sont réellement prêts à faire face aux conséquences immédiates et à long terme de ces événements malheureux?

Se préparer aux situations d’urgence exige d’être proactif. Il faut planifier les interventions en fonction de différents scénarios. Agir maintenant vous donnera une longueur d’avance si jamais une catastrophe survenait. 

Quelles sont les 5 choses à faire?

1. Désigner un responsable de la gestion de crise 
  • Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous assumerez probablement cette tâche. Si votre entreprise est un peu plus grande, nommez quelqu’un qui a les compétences pour gérer une crise et qui pourra vous conseiller et diriger l’équipe de gestion de crise. 
  • Lorsque c’est possible, attribuez la gestion de crise à une personne qui n’assume pas un rôle de direction. Vous et les autres responsables serez peut-être trop débordés par les décisions opérationnelles cruciales à prendre pour faire le décompte des employés, communiquer avec le service d’incendie ou diriger une évacuation. 
     
2. Dresser la liste des risques et menaces qui pèsent sur votre entreprise. 
  • Tenez compte de votre emplacement géographique, 
    • Région (risques de tremblements de terre, tsunamis, inondations, tempêtes violentes, tornades, ouragans, incendies de forêt ou de ville, glissements de terrain, etc.)
    • À proximité (ligne de train, route importante, fleuve ou rivière, zone riveraine, entreprise de fabrication ou d’entreposage de marchandises ou matières dangereuses où les erreurs humaines augmentent les risques)
  • Nature de votre entreprise :
    • Plus susceptible d’être exposée à des événements dus à des causes naturelles
    • Plus susceptible d’être exposée à des événements dus à des erreurs humaines
  • Pour chaque menace, demandez-vous :
    • Quel est le niveau de probabilité que l’événement se produise? (Tenez compte aussi des événements peu probables qui, s’ils se produisaient, pourraient anéantir votre entreprise)
    • Quel est votre niveau de vulnérabilité?
    • Quelles seraient les répercussions sur votre entreprise?
3. Réduire les risques identifiés, lorsque c’est possible
  • Incendie
    • Installez du matériel de sécurité contre les incendies ou modernisez-le
    • Éloignez les matières inflammables des sources potentielles d’incendie
    • Vérifiez le câblage électrique et remplacez-le au besoin
  • Inondation 
    • Relocalisez les appareils électroniques se trouvant dans des endroits susceptibles d’être inondés (sous-sols)
    • Entreposez les documents papier importants dans un endroit qui ne risque pas d’être inondé
  • Tremblement de terre/tsunami
    • Fixez fermement au sol ou aux murs appareils, équipement, filières, etc. 
    • Repositionnez l’équipement ou l’ameublement de sorte à minimiser les risques de blessures
    • Si vous êtes situé près de la mer, assurez-vous d’avoir un moyen de transport pour vous rendre rapidement dans un endroit sécuritaire (en hauteur) 
  • Autres risques
    • Sécurité
      • Installez un système de sécurité ou modernisez le vôtre
      • Protégez vos systèmes de données et faites des sauvegardes 
    • Panne d’équipement
      • Signez des contrats d’entretien (les renouvellements automatiques ne sont pas souhaitables; pensez à modifier les contrats au besoin)
      • Étudiez la possibilité de remplacer l’équipement non fiable
    • Assurances
      • Analysez avec un courtier les besoins en assurances de votre entreprise
  • Assurance personne-clé
  • Assurance vie pour le personnel stratégique
  • Assurance des pertes d’exploitation dues à une interruption des activités
  • Assurance de dommages
4. Préparer un plan d’urgence

Mettez par écrit les procédures et les listes de référence essentielles

  • Procédures d’évacuation
    • Revoyez les procédures et faites des exercices d’évacuation tous les 6 mois
      • Prévoyez des sorties de secours secondaires
      • Établissez deux zones de rassemblement dans deux endroits distincts 
    • Procédure pour prendre les présences et signaler les personnes manquantes
    • Remarque : Donnez à vos employés des instructions sur la façon de préparer un plan et une trousse d’urgence pour eux et leur famille. Ceci est particulièrement important en région éloignée. 
  • Liste des numéros d’urgence
    • Personnels (résidentiels et cellulaires)
    • Chef et membres de l’équipe de gestion de crise
    • Principaux clients et fournisseurs
    • Institutions financières et Services aux commerçants
    • Courtier d’assurances
    • Organismes provinciaux et municipaux de sécurité civile 
    • Réseau de ressources externes en mesure d’aider en situation d’urgence
  • Liste, par ordre de priorité, des opérations ou fonctions essentielles à rétablir
  • Dossiers et contrats vitaux pour les opérations de l’entreprise
    • Documents papier – conservez des copies dans un endroit sécuritaire comme un coffret de sécurité
    • Documents électroniques – gardez des copies de sauvegarde sur une clé USB prête à utiliser. Pour plus de sécurité, utilisez un service infonuagique pour sauvegarder vos données cruciales.
       
5. Mettre votre plan à l’essai, au moins une fois par année

Il est important de faire des simulations et des exercices d’urgence pour mettre votre plan à l’essai sinon vous pourriez avoir l’impression fausse que vous, votre famille et vos employés êtes en sécurité.

Posez-vous ces questions :

  • Quels types de catastrophes naturelles pourraient vous forcer à interrompre vos activités
  • En situation d’urgence, comment communiquerez-vous avec vos employés?
  • Avez-vous des copies de sauvegarde de vos registres, de vos documents et des dossiers de vos employés?
  • Avez-vous désigné des superviseurs ou des personnes en autorité pour aider à l’évacuation de votre entreprise?
  • Avez-vous tenu compte des handicaps de vos employés, le cas échéant?

Servez-vous de notre liste de vérification et du formulaire étape par étape de notre partenaire des programmes d’économies Northbridge pour vous aider à évaluer l’ampleur de l’impact, sur votre entreprise, d’une interruption de vos activités essentielles. 

Plan de continuité des activités

Répondre aux questions ci-dessus vous aidera à préparer votre plan de continuité des activités. Ce plan doit contenir une liste des risques et dangers et les façons de les réduire, et prévoir des mesures qui permettront à votre entreprise de poursuivre autant que possible ses activités dans une situation d’urgence. Avec votre plan, vous devriez avoir tout en main pour réagir efficacement devant toute situation d’urgence. 

Autres points importants :

  • Normes d’emplois/du travail : Dans la plupart des provinces et territoires, la loi ne vous oblige pas à payer vos employés lorsque votre entreprise doit fermer. Cependant, pour en être certain, contactez un conseiller FCEI au 1 888 234-2232 ou à [email protected] 
  • Service Canada : Vous devez fournir des relevés d’emploi à vos travailleurs dès que vous prévoyez que votre entreprise sera fermée pour plus d’une semaine et que vos employés seront par conséquent sans salaire pendant plus de 7 jours. 
  • Agence du revenu du Canada : Si votre entreprise est fortement touchée par une catastrophe, vous pourriez être admissible à un allègement des pénalités dues à un retard de vos versements. Votre gouvernement provincial/territorial offre peut-être un allègement semblable. 

Conclusion

Il ne faut pas minimiser l’importance de planifier la gestion de possibles situations d’urgence. Voyez cette préparation comme une assurance : vous espérez ne jamais avoir à l’utiliser, mais vous serez heureux de l’avoir fait si une catastrophe frappe votre entreprise. Assurer la sécurité de vos employés et de votre entreprise à l’aide des ressources ci-dessus est une bonne décision d’affaires.