Surveillance électronique : protégez votre entreprise tout en respectant la vie privée     de vos employés

La surveillance électronique intentionnelle des employés est de plus en plus courante, surtout avec l'essor du télétravail. En fait, beaucoup d’entreprises suivent déjà l’activité de leurs employés sans forcément en être conscientes.

Qu’est-ce que la surveillance électronique?

La surveillance électronique signifie toute forme de surveillance des employés par voie électronique durant les heures de travail. Elle comprend les connexions en ligne, la géolocalisation des véhicules de travail et les caméras sur le lieu de travail.

Raisons courantes d’utiliser la surveillance électronique :

• Sécurité et prévention des pertes

• Productivité et gestion du rendement

• Exactitude de la paie et suivi des heures travaillées

• Géolocalisation des véhicules de travail et des employés mobiles

Outils couramment utilisés pour effectuer cette surveillance :

• Logiciels qui enregistrent les touches utilisées sur un clavier, surveillent les sites Web consultés, etc.

• Caméras de surveillance

• Technologies qui surveillent les courriels des employés

• Systèmes qui suivent la localisation des véhicules commerciaux, les distances qu’ils parcourent et l’essence qu’ils consomment

• Applications et technologies de surveillance sur les téléphones professionnels

Bien que la surveillance électronique puisse servir à des fins commerciales légitimes, la protection de la vie privée et la sécurité des renseignements recueillis doivent être soigneusement prises en compte. Par exemple, si vous obligez un employé à utiliser une application sur son téléphone personnel, il pourrait avoir des préoccupations légitimes. L’application accède-t-elle à ses données personnelles? Peut‑elle surveiller ses renseignements médicaux ou bancaires? 

Si vous ne lui expliquez pas pourquoi la surveillance est nécessaire et comment les données seront utilisées, votre employé pourrait perdre confiance en vous. Il pourrait aussi être mal à l’aise d’utiliser des appareils personnels dans le cadre de son emploi.

Quels enjeux liés à la protection de la vie privée pourriez-vous rencontrer?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) régit la protection de la vie privée dans la majorité des entreprises. Certaines provinces ont aussi leurs propres lois à ce sujet.

Au moment de mettre en place des mesures de surveillance électronique, posez-vous les questions suivantes :

• Quels renseignements surveillerez-vous? Pour quelles raisons souhaitez-vous effectuer cette surveillance?

• Où seront conservés ces renseignements?

• Pendant combien de temps les conserverez-vous?

• Quelle est la meilleure façon de détruire ces renseignements?

• Devriez-vous avoir une politique en place?

Vous pouvez utiliser l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE pour vous aider à élaborer une politique sur la protection de la vie privée qui convient à votre entreprise.

Suis-je tenu d’avoir une politique distincte concernant la surveillance électronique?

À l’heure actuelle, l’Ontario est la seule province qui exige que certaines entreprises disposent d’une Politique sur la surveillance électronique. Toutefois, nous vous conseillons de mettre une politique en œuvre dans votre entreprise pour éviter des amendes ou des problèmes à l’avenir.

Votre politique sur la surveillance électronique doit comprendre les éléments suivants :

• Les moyens par lesquels les employés sont assujettis à une surveillance électronique durant les heures de travail : caméras de surveillance, logiciel de surveillance des touches utilisées sur le clavier, détecteurs des heures de sortie, cartes d’entrée, etc.

• Pourquoi vous effectuez une surveillance électronique

• Quand et comment les renseignements sont utilisés

• Comment sont assurées la confidentialité et la sécurité des données

• Où et quand a lieu la surveillance électronique

• Si la même politique s’applique à tous les employés
  
  

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