Équité salariale : toutes les étapes de l’exercice au maintien

Vous devez réaliser l’exercice initial ou évaluer le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise prochainement? Vous ne savez pas par où commencer? Pas de panique, il suffit de s’y prendre une étape à la fois!

Qu’est-ce que l’équité salariale?

Commençons par définir ce que n’est pas l’équité salariale. L’équité salariale ce n’est pas :

• l’égalité salariale, soit de comparer les salaires des hommes et des femmes qui occupent le même poste. L’égalité salariale exige un salaire égal pour un même emploi;
• payer tous ses employé.e.s au même salaire sans tenir compte de la performance ou de l’ancienneté.

L’équité salariale est le droit des personnes qui occupent un emploi couramment occupé par les femmes de recevoir un salaire égal à celui des personnes qui occupent un emploi couramment occupé par les hommes de valeur équivalente dans une même entreprise.

Par exemple, l’emploi d’une adjointe administrative pourrait avoir la même valeur que l’emploi d’un machiniste dans une usine. La rémunération offerte devrait être la même pour les 2 emplois.

L’objectif de la Loi sur l’équité salariale

Le salaire des emplois à prédominance féminine peut avoir été sous-évalué à cause de la discrimination basée sur le sexe. La Loi sur l’équité salariale a pour but de corriger les écarts salariaux causés par ce type de discrimination dans une même entreprise. Elle permet ainsi la reconnaissance des emplois couramment occupés par les femmes à leur juste valeur. 

Ce sont les emplois que l’on compare, et non les personnes qui les occupent. L’équité salariale nous force à examiner la valeur de chaque emploi dans l’entreprise pour nous assurer qu’ils sont payés à leur juste valeur. 

Quelles sont les obligations des employeurs en matière d’équité salariale?

D’abord, les employeurs doivent calculer le nombre de travailleuses et de travailleurs dans leur entreprise. Ceux dont l’entreprise compte en moyenne 10 personnes salariées ou plus sont assujettis à la Loi sur l’équité salariale. 

Ensuite, les employeurs disposent généralement de 4 ans pour effectuer leurs premiers travaux, que l’on appelle l’exercice initial d’équité salariale. Ces travaux permettent d’évaluer et de comparer les emplois couramment occupés par des hommes et ceux couramment occupés par des femmes, et d’ajuster les salaires de ces derniers à la hausse si des écarts salariaux sont constatés.

Cinq ans après avoir réalisé cet exercice initial, ils doivent évaluer le maintien de l’équité salariale afin de s’assurer que de nouveaux écarts salariaux ne se sont pas créés. Au besoin, ils doivent corriger tout nouvel écart en versant des ajustements salariaux.

Finalement, pour informer la CNESST de la réalisation de leurs travaux, les employeurs doivent produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale. 

Comment calculer la moyenne des personnes salariées dans mon entreprise?
Dans quel délai dois-je réaliser l’exercice initial d’équité salariale?
Je dois réaliser l’exercice initial d’équité salariale. Par où commencer?
Voici les étapes à suivre pour réaliser votre exercice initial d’équité salariale
Évaluation du maintien de l’équité salariale
Des ressources pour vous aider

Comment calculer la moyenne des personnes salariées dans mon entreprise?

Pour connaître le nombre de travailleuses et travailleurs dans votre entreprise, vous devez calculer la moyenne de travailleuses et travailleurs inscrits sur le registre de l’employeur par période de paye au cours d’une année civile. Pour faire ce calcul, vous devez identifier votre période de référence.

La méthode la plus simple consiste à additionner le nombre de personnes salariées pour chaque période de paye au cours des 12 mois de la période de référence (exemple : 390). Ensuite, vous divisez la somme obtenue par le nombre de périodes de paye que compte la période de référence de 12 mois (exemple : 390 ÷ 26 = 15).

Si la moyenne de travailleuses et travailleurs de votre entreprise est inférieure à 10 durant votre période de référence, vous devez refaire le calcul chaque année, jusqu’à ce que la moyenne de 10 soit atteinte.

À partir du moment où vous atteignez ce seuil, vous n’avez plus à les recompter. 

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la page Web de la CNESST Calculer le nombre de travailleuses et travailleurs.

Dans quel délai dois-je réaliser l’exercice initial d’équité salariale?

Une fois la moyenne de 10 personnes salariées atteintes, l’entreprise dispose de 4 ans, à compter du 1er janvier suivant, pour réaliser l’exercice initial d’équité salariale.

Par exemple, votre entreprise a atteint une moyenne de 10 personnes salariées en 2018. Votre date limite pour réaliser l’exercice initial d’équité salariale est le 31 décembre 2022.

La CNESST met à votre disposition un calculateur d’échéances pour vous aider et éviter les erreurs de calcul.

Je dois réaliser l’exercice initial d’équité salariale. Par où commencer?

Attention : Nous nous attardons ici aux obligations des entreprises ayant une moyenne de moins de 50 personnes salariées. Si votre entreprise comporte plus de 50 personnes salariées, vous avez des obligations supplémentaires. Contactez votre conseiller FCEI pour les connaître ou consultez la page Web de la CNESST Réaliser l’équité salariale : l’exercice initial.

Pour faciliter la réalisation de vos travaux, la CNESST a développé un outil sans frais pour les employeurs : MonÉquitéSalariale. Cette solution en ligne est accessible à toute personne qui dispose d’un accès clicSÉQUR Entreprises.

Pour faciliter la réalisation de votre exercice initial, nous vous suggérons de préparer et d’avoir sous la main les informations suivantes :

• La liste des personnes salariées, et pour chacune :
  • leur sexe;
  • la description de leur poste;
  • leur salaire de base;
  • la liste des avantages à valeur monétaire auxquels elles ont droit (assurances collectives, REER, voiture, cellulaire, etc.).
• La liste de tous les emplois dans l’entreprise.

Vous devez également avoir une bonne connaissance des tâches et des prérequis de chacun des emplois : qualifications, responsabilités, efforts requis et conditions dans lesquelles le travail est effectué.

Voici les étapes à suivre pour réaliser votre exercice initial d’équité salariale.

1re étape : Identifier les catégories d’emplois
La première étape consiste à dresser la liste des catégories d’emplois. Il s’agit d’une étape cruciale et déterminante pour la suite de l’exercice puisque ce sont ces catégories d’emplois qui seront évaluées et puis comparées. 

Une catégorie peut comprendre plusieurs emplois, à condition qu’ils aient en commun toutes les caractéristiques suivantes :

• des fonctions ou des responsabilités semblables;
• des qualifications semblables;
• la même rémunération, soit un même taux ou une même échelle de salaire.

À titre d’exemple, un chef d’atelier de mécanique ne sera pas dans la même catégorie d’emplois que les mécaniciens, même s’il effectue des travaux de mécanique. Les responsabilités ne sont pas semblables puisqu’il joue aussi un rôle de supervision.

Dans le doute, il est plus sage d’établir des catégories d’emplois distinctes.

Contactez un conseiller FCEI pour en savoir davantage ou visitez la page Web de la CNESST Identifier les catégories d’emplois. 

2e étape : Déterminer la prédominance sexuelle de chaque catégorie d’emplois
L’objectif de l’équité salariale est de comparer les catégories d’emplois à prédominance féminine avec celles à prédominance masculine. Il faut donc attribuer à chacune d’entre elles une prédominance. Pour déterminer cette prédominance, vous devez considérer 4 critères :

1. Le stéréotype associé à cette catégorie d’emplois.
2. Le taux de représentation dans la catégorie : au moins 60 % des personnes salariées dans la catégorie d’emplois sont du même sexe.
3. L’évolution historique du taux de représentation des femmes ou des hommes dans cette catégorie d’emplois. Par exemple : dans les 15 dernières années, le poste de commis comptable a toujours été occupé par une femme.
4. La présence d’un écart significatif entre le taux de représentation des femmes ou des hommes dans la catégorie et leur taux de représentation dans l’entreprise. Par exemple : les femmes représentent 55 % des employés de la catégorie « commis », mais seulement 5 % de tous les employés de l’entreprise. 

Ensuite, vous devez juger le ou les critères auxquels accorder de l’importance, selon la situation et la nature de la catégorie d’emplois. Tous les critères doivent être considérés, puisque la prédominance peut changer selon l’application de l’un ou l’autre de ces critères. 

Contactez un conseiller FCEI pour en savoir davantage ou visitez la page Web de la CNESST Identifier les catégories d’emplois.

3e étape : Évaluer les catégories d’emplois
Il existe plusieurs méthodes d’évaluation des emplois. La méthode choisie doit permettre d’évaluer autant les aspects du travail féminin que ceux du travail masculin et elle doit être appliquée avec la même rigueur pour toutes les catégories d’emplois de l’entreprise.

Une méthode par points et facteurs est généralement privilégiée pour évaluer des catégories d’emplois dans le cadre d’un exercice d’équité salariale en raison de son caractère neutre, analytique et systématique.

Si vous utilisez la solution en ligne MonÉquitéSalariale, une méthode d’évaluation conforme à la Loi vous sera proposée et vous pourrez l’utiliser.

L’élaboration ou l’adaptation d’une méthode d’évaluation comporte différentes étapes :

• le choix des facteurs et des sous-facteurs;
• la définition des facteurs et des sous-facteurs;
• le choix du nombre de niveaux et leur définition;
• la pondération de la méthode (tant pour les facteurs et les sous-facteurs que pour les niveaux).

La méthode d’évaluation des emplois retenue doit tenir compte, pour chaque catégorie d’emplois, des 4 facteurs suivants :

• les qualifications requises;
• les responsabilités assumées;
• les efforts requis;
• les conditions dans lesquelles le travail est effectué.

Ultimement, l’évaluation des emplois permettra d’établir une valeur en points pour chaque catégorie d’emplois. Il sera alors possible de comparer ces pointages même si les emplois sont différents.

L’évaluation doit se faire en fonction des exigences des catégories d’emplois sans considérer les personnes qui occupent les emplois, les titres d’emplois, le niveau hiérarchique des catégories d’emplois dans l’entreprise ou le salaire.

Pour en savoir plus, visitez la page Web de la CNESST Évaluer les catégories d’emplois. 

4e étape : Calculer les écarts salariaux
Le calcul des écarts salariaux permet de voir s’il y a une différence de rémunération entre des catégories d’emplois à prédominance féminine et à prédominance masculine de valeur équivalente. Si 2 catégories obtiennent le même pointage, elles devraient avoir accès au même salaire.

Si la comparaison entre les catégories d’emplois à prédominance masculine et celles à prédominance féminine révèle des écarts salariaux, l’employeur doit effectuer des ajustements salariaux pour corriger ces écarts.

Seules les catégories d’emplois à prédominance féminine peuvent faire l’objet d’un ajustement salarial. Pour atteindre l’équité salariale, l’employeur ne peut pas diminuer le salaire d’une catégorie d’emplois masculine.

La rémunération d’une catégorie d’emplois est calculée en fonction des éléments suivants :

• le salaire de base, soit le taux maximal de salaire ou de l’échelle salariale;
• la rémunération flexible (commissions, pourboires, bonis, etc.);
• les avantages à valeur monétaire comme les assurances collectives et régimes de retraite, les véhicules fournis, le paiement des cotisations professionnelles, les congés de maladie payés, etc.

Si un avantage à valeur monétaire est accessible à toutes les catégories d’emplois, il n’est pas nécessaire de le considérer puisqu’il n’aura pas d’impact sur le résultat.

Une fois la rémunération globale des catégories d’emplois à prédominance féminine et de celles à prédominance masculine établie, il faut vérifier s’il y a un écart salarial à combler entre ces catégories. On peut calculer les écarts salariaux sur une base globale ou individuelle. Une autre méthode peut aussi être utilisée si elle est autorisée par la CNESST.

La solution en ligne MonÉquitéSalariale estime automatiquement les écarts salariaux selon la méthode globale et la méthode individuelle.

Pour en savoir plus, visitez la page Web de la CNESST Calculer les écarts salariaux.

5e étape : Choisir les modalités de versement des ajustements salariaux
Lorsque des écarts salariaux sont constatés pour une catégorie d’emplois à prédominance féminine, l’employeur doit verser des ajustements salariaux aux travailleuses et travailleurs visés pour corriger ces écarts.

Il doit payer ces ajustements salariaux à la date où ses travaux d’équité salariale doivent être réalisés.  L’employeur a le choix de verser les ajustements en un seul versement ou de les étaler dans le temps. Si l’employeur choisit de les étaler, il doit respecter les conditions suivantes :

• L’étalement doit se faire sur une période maximale de 4 ans.
• L’étalement doit se faire en un maximum de 5 versements au cours de la période choisie. Les versements doivent être d’une valeur égale et doivent être toujours versés à la même date. 

Si vous terminez la réalisation de votre exercice après votre date limite, les ajustements doivent se calculer de manière rétroactive, en plus des intérêts. 

Pour en savoir plus, visitez la page Web de la CNESST Choisir les modalités de versements des ajustements salariaux.

6e étape : Afficher les résultats
L’affichage des résultats d’un exercice d’équité salariale permet aux personnes salariées d’être informées des travaux d’équité salariale réalisés dans leur entreprise. Les résultats doivent être affichés dans des endroits visibles et facilement accessibles aux travailleuses et travailleurs.

Si un affichage est fait uniquement de façon numérique (intranet de l’entreprise), vous devez vous assurer que les travailleuses et travailleurs ont facilement accès à un ordinateur ou un autre appareil leur permettant d’en prendre connaissance sans contrainte ni demande d’autorisation.

Le processus d’affichage et son contenu dépendent de la moyenne de personnes salariées atteinte lors de votre période de référence. Pour en savoir plus sur ce processus, visitez ces pages Web de la CNESST :

• Afficher les résultats – entreprises de 10 à 49 travailleuses et travailleurs
• Premier affichage des résultats – entreprises de 50 travailleuses et travailleurs et plus
• Deuxième affichage des résultats – entreprises de 50 travailleuses et travailleurs et plus 

La solution en ligne MonÉquitéSalariale produit les affichages automatiquement.

Évaluation du maintien de l’équité salariale 

Vous devez évaluer le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise tous les 5 ans. L’évaluation du maintien permet de s’assurer que les personnes occupant des emplois à prédominance féminine reçoivent toujours un salaire égal à celles qui occupent des emplois à prédominance masculine de valeur équivalente dans l’entreprise.

Pour réaliser ces travaux, assurez-vous d’avoir sous la main les données utilisées lors de l’exercice initial ou l’évaluation du maintien précédente. Nous vous recommandons de commencer vos travaux quelques mois avant la date limite pour vous assurer de remplir à temps vos obligations. Cela vous permettra d’économiser énormément de temps.

Pour faciliter la réalisation de vos travaux, la CNESST a développé un outil sans frais pour les employeurs : MonÉquitéSalariale. 

Voici les étapes à suivre pour réaliser l’évaluation du maintien de l’équité salariale : 

1. Identifier la date à laquelle l’évaluation du maintien doit être réalisée 
   La date à laquelle l’évaluation du maintien de l’équité salariale doit être réalisée est propre à chaque entreprise. Assurez-vous de connaître la vôtre.
2. Déterminer qui évaluera le maintien de l’équité salariale
   Vous avez 3 options pour déterminer qui évaluera le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise.
3. Vérifier si un processus de participation doit être mis en place
   Certains employeurs doivent mettre en place un processus de participation visant à impliquer les travailleuses et travailleurs dans la démarche d’évaluation du maintien de l’équité salariale. Vous devez donc vérifier si un tel processus doit être mis en place dans votre entreprise.
4. Recenser les événements pouvant affecter l’équité salariale
   Vous devez recenser, en ordre chronologique, tous les événements qui sont susceptibles d’avoir affecté l’équité salariale dans votre entreprise depuis vos derniers travaux.
   
   Nous vous suggérons fortement de tenir un registre des événements et de commencer à les identifier dès la fin de l’exercice précédent. Voici un modèle de registre développé par la CNESST.
   
   Voici quelques exemples d’événements :
   1. la création ou la disparition d’une catégorie d’emplois;
   2. le changement de la prédominance sexuelle d’une catégorie d’emplois;
   3. des modifications aux tâches d’un emploi;
   4. des modifications à la rémunération flexible;
   5. l’ajout ou le retrait d’avantages à valeur monétaire.
5. Mettre à jour les travaux d’équité salariale
   À cette étape, vous devez vérifier si les événements ont provoqué des changements dans l’identification des catégories d’emplois, la prédominance sexuelle, l’évaluation des emplois et la rémunération globale, puis estimer les écarts salariaux entre les catégories d’emplois comparables.
6. Calculer et corriger les écarts salariaux identifiés lors de l’évaluation du maintien
   Si des écarts salariaux ont été constatés lors de vos travaux, vous devez corriger le salaire des personnes salariées des catégories d’emplois à prédominance féminine concernées.
7. Afficher les résultats de l’évaluation du maintien 
   Tout comme pour l’exercice initial, vous avez l’obligation d’afficher les résultats de l’évaluation du maintien de l’équité salariale pour les communiquer aux personnes salariées. 

Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES)
La DEMES est un formulaire en ligne qui sert à :

• sensibiliser les employeurs à leurs obligations en matière d’équité salariale;
• mesurer le niveau d’application de la Loi sur l’équité salariale au Québec;
• cibler les interventions de soutien et de vérification de la CNESST dans les entreprises.

Vous devez produire la DEMES chaque année jusqu’à ce que vous attestiez avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans votre entreprise. 

Par la suite, vous êtes tenus de la produire à nouveau au moment de réaliser l’évaluation du maintien de l’équité salariale dans votre entreprise. Lorsque vous attestez avoir réalisé le maintien, vous n’avez pas à produire la DEMES avant votre prochaine évaluation, soit 5 ans plus tard.

Pour en savoir plus sur la DEMES et quand la produire, visitez la page Web de la CNESST Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale.

Et après?
Vous devez conserver les données ayant servi à la réalisation des travaux d’équité salariale pendant 6 ans. Si vous faites l’objet d’une vérification ou d’une plainte, la CNESST pourrait également vous demander de lui fournir une copie de votre affichage des résultats ou de vos travaux.

Des ressources pour vous aider

Vous l’aurez constaté : la réalisation des travaux d’équité salariale prend du temps. 

Heureusement, de nombreuses ressources sont à votre disposition. La CNESST vous fournit plusieurs outils incontournables et sans frais pour vous accompagner étape par étape :

• formation en autoapprentissage;
• webinaires;
• calculateur d’échéances en équité salariale;
• MonÉquitéSalariale;
• soutien spécialisé sans frais au 1 844 838-0808.

Bien d’autres outils et publications sont disponibles sur le site Web de la CNESST. Visitez la page L’équité salariale : connaître les outils pour sa réalisation pour en savoir plus.

Les membres FCEI peuvent aussi compter sur le soutien de nos conseillers aux entreprises. Ils sont là pour répondre à vos questions et vous aider à entreprendre vos travaux sur la bonne voie.