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Équité salariale : toutes les étapes de l’exercice au maintien

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Vous devez réaliser l’exercice ou évaluer le maintien de l’équité salariale de votre entreprise prochainement? Vous ne savez pas par où commencer? Pas de panique, il suffit de s’y prendre une étape à la fois!

Si vous avez déjà complété un exercice d’équité salariale dans le passé, cet article est également pour vous puisque des modifications ont été apportées à la Loi le 10 avril 2019. 

L’équité salariale, c’est quoi?
Commençons d’abord par définir ce que n’est pas l’équité salariale. L’équité salariale ce n’est pas :

  • Payer tous ses employés au même salaire sans tenir compte de la performance ou de l’ancienneté
  • Comparer les salaires des hommes et des femmes qui occupent le même poste.

L’objectif de la Loi sur l’équité salariale est de combler les écarts salariaux historiques entre les emplois typiquement masculins et ceux typiquement féminins. Ce sont les emplois que l’on compare, et non les personnes qui les occupent. L’équité salariale nous force à examiner la valeur de chaque emploi dans l’entreprise pour s’assurer qu’il est payé à sa juste valeur.

À partir de quand une entreprise est-elle assujettie à la Loi?

Toute entreprise ayant à son emploi une moyenne de 10 salariés ou plus pendant 1 an devient assujettie à la Loi et devra compléter un exercice d’équité salariale. Certains salariés sont exclus du calcul pour déterminer la moyenne d’employé. Voici un petit tableau aide-mémoire pour vous aider dans votre calcul.

Types d'employés inclus ou exclus du calcul de la moyenne
Type de salariéincluexclu
Propriétaires de l’entreprise X
Employé à temps partiel ou occasionnelX 
Employé étudiant

X pendant l'année scolaire

X pendant ses vacances

Salarié absent (congé de maternité, congé de maladie, congé sans solde)X 
Employés membres de la famille du propriétaireX 
Stagiaire X
Cadre supérieur X

Pour réaliser la moyenne, la méthode la plus simple consiste en :

  1. Déterminer le nombre de personnes salariées à chaque paie
  2. Additionner le nombre de salariés de toutes les périodes de paie
  3. Diviser le total par le nombre de périodes de paie. 
Quel est le délai pour réaliser l’exercice d’équité salariale?

Une fois la moyenne de 10 personnes salariées atteintes, l’entreprise dispose de 4 ans, à compter du 1er janvier suivant, pour réaliser l’exercice d’équité salariale.
Par exemple, votre entreprise a atteint une moyenne de 10 personnes salariées en 2018. Votre date limite pour réaliser l’exercice d’équité salariale est le 31 décembre 2022.
La CNESST met à votre disposition un calculateur d’échéance pour vous aider et éviter les erreurs de calcul!

Je dois faire l’exercice d’équité salariale, par où commencer?

Attention : Nous nous attardons ici aux obligations des entreprises ayant moins de 50 employés. Si votre entreprise comporte plus de 50 employés, vous avez des obligations supplémentaires. Contactez votre conseiller FCEI pour les connaître.

Avant de commencer
Pour faciliter la réalisation de votre exercice, nous vous suggérons de préparer et avoir sous la main les informations suivantes :

  • La liste des personnes salariées, et pour chacune :
    • le sexe
    • le salaire horaire
    • la description de poste
    • la liste des avantages à valeur monétaire auxquels elles ont droit (assurances collectives, REER, voiture, cellulaire, etc.) 
  • La liste de tous les emplois dans l’entreprise
  • Une bonne connaissance des tâches et des prérequis de chacun des emplois : qualifications, responsabilités, efforts requis et conditions dans lesquels le travail est effectué
1ère étape : Dresser la liste des catégories d’emploi

La première étape consiste à dresser la liste des catégories d’emploi. Il s’agit d’une étape cruciale et déterminante pour la suite de l’exercice puisque ce sont les catégories d’emplois qui sont évaluées et puis comparées. 

Une catégorie d’emploi peut comprendre plusieurs postes, à condition qu’ils aient en commun toutes les caractéristiques suivantes :

  • des fonctions ou des responsabilités semblables
  • des qualifications semblables
  • la même rémunération, soit un même taux ou une même échelle de salaire

À titre d’exemple, un chef d’atelier mécanique ne sera pas dans la même catégorie que les mécaniciens même s’il fait des travaux de mécanique. Les responsabilités ne sont pas semblables puisqu’il a aussi un rôle de supervision.

Dans le doute, il est plus sage de faire des catégories d’emploi distinctes.

2e étape : déterminer la prédominance sexuelle de chaque catégorie d’emploi

L’objectif de l’équité salariale est de comparer les catégories d’emplois à prédominance féminine (CEPF) avec celles à prédominance masculine (CEPM). Il faut donc attribuer à chacune d’entre elles une prédominance. Il est possible qu’une catégorie soit neutre, mais c’est plutôt rare.
L’analyse de la prédominance sexuelle se fait en tenant compte de quatre facteurs :

  • Le stéréotype associé à ce type d’emploi
  • Le taux de représentation dans la catégorie : au moins 60 % des personnes salariées dans la catégorie d’emploi sont du même sexe
  • La présence d’un écart significatif entre le taux total de représentation dans la catégorie et le taux de représentation dans l’entreprise
    • Par exemple : les femmes représentent 55 % des employés de la catégorie « commis » alors qu’elles représentent 5 % de tous les employés de l’entreprise. 
  • Évolution historique du taux d’occupation de ce poste. Par exemple : dans les 10 dernières années, le poste de commis comptable a toujours été occupé par un homme.  

Il n’y a pas un facteur qui est déterminant en soi. La décision doit être prise en tenant compte de l’ensemble des facteurs.

Si toutes les catégories d’emplois de l’entreprise ont la même prédominance, des dispositions particulières s’appliquent. Contactez un conseiller FCEI pour en savoir davantage.

3e étape : Déterminer la valeur de chaque catégorie d’emploi

L’analyse de la valeur des emplois se fait en tenant compte de 4 facteurs et leurs sous-facteurs. Il faut ensuite pondérer chaque facteur pour accorder à chacun un poids dans le calcul final de la valeur. Plus le pourcentage d’un critère est élevé, plus la réponse liée à ce facteur a d’impact sur la note finale. 

La valeur pondérée des 4 facteurs doit être la même pour l’ensemble des catégories d’emplois. Il faut donc garder en tête la mission de l’entreprise pour s’assurer que la pondération est en accord avec celle-ci.

Le tableau suivant contient la liste des facteurs, des sous-facteurs et la pondération généralement reconnus.

Facteurs, sous-facteurs et leur pondération
FacteurSous-facteurs% de la pondération totale
QualificationsFormation 
Expérience
Dextérité et coordination
20 à 35 %
ResponsabilitésImputabilité
Communications
Supervision
25 à 30 %
EffortsEffort intellectuel
Concentration et attention sensorielle
Effort physique
20 à 40 %
Conditions de travailInconvénients et risques5 à 15 % 

C’est sans doute à cette étape que le Progiciel de la CNESST s’avère le plus utile puisqu’il calcule pour vous la valeur de chaque catégorie en fonction de vos réponses aux questions concernant les facteurs et sous-facteurs.

4e étape : Calculer la rémunération globale

La rémunération globale est composée des éléments suivants : 

  • Le salaire de base : le taux maximal de salaire ou le taux maximal de l’échelle salariale.
  • La rémunération flexible : les commissions, les pourboires, les bonis, la rémunération à l’acte ou à la pièce. 
  • Les avantages à valeur monétaire : les assurances collectives et régimes de retraite, les véhicules fournis, le paiement des cotisations professionnelles, les congés de maladie payés, etc.

N. B. Si un avantage à valeur monétaire est accessible à toutes les catégories d’emploi, il n’est pas nécessaire de le considérer puisqu’il n’aura pas d’impact sur le résultat.

5e étape : Comparer les catégories d’emplois et calculer les écarts salariaux

Si vous utilisez le progiciel, il s’occupe de choisir les catégories qui doivent être comparées et il calcule les écarts salariaux. Il existe deux méthodes de comparaison. Vous pouvez utiliser celle de votre choix, tant que vous gardez la même pour tout le processus. 

1-    Méthode globale
Dans la méthode globale, on compare chaque catégorie d’emploi à prédominance féminine avec la courbe des salaires de l’ensemble des catégories d’emploi à prédominance masculine.

Voici un exemple tiré du guide sur l’équité salariale de la CNESST.

graphique illustrant l'utilisation de la méthode globale de comparaison

2-    Méthode individuelle
Dans cette méthode, on compare chaque catégorie d’emploi à prédominance féminine avec la ou les catégories d’emploi à prédominance masculine qu’on a identifiées comme comparateur(s). S’il n’y a pas de catégorie d’emploi à prédominance masculine de même valeur à une catégorie d’emploi à prédominance féminine, on doit effectuer la comparaison avec le ou les emplois dont les valeurs sont les plus proches. Les salaires doivent être proportionnels. La Loi ne dicte pas une méthode de calcul, mais le guide de la CNESST fournit plusieurs exemples.

6e étape : Verser les ajustements

Si le processus révèle que des ajustements salariaux sont nécessaires, vous devez les verser à vos employés. Selon la Loi, seules les catégories d’emploi à prédominance féminine peuvent faire l’objet d’un ajustement salarial. On ne peut pas non plus baisser le salaire d’une catégorie d’emploi à prédominance masculine.

L’employeur a le choix de verser les ajustements en un seul versement ou de les étaler dans le temps. Si l’employeur choisit de les étaler, il doit respecter les conditions suivantes :

  • L’étalement doit se faire sur une période maximale de 4 ans
  • L’étalement doit se faire en un maximum de cinq versements à l’intérieur de la période choisie. 

Attention aux retards! Si vous terminez la réalisation de votre exercice après votre date limite, les ajustements doivent se calculer de manière rétroactive, en plus des intérêts. 

7e étape : Afficher les résultats

L’exercice d’équité salariale n’est pas terminé tant que vous n’en avez pas affiché les résultats. L’affichage sert à informer vos employés que l’exercice a été fait et leur donne la possibilité de vous poser des questions. L’affichage doit être facilement accessible à vos employés, soit en version papier ou électronique. Il se fait en 2 étapes.

1er affichage : il doit durer 60 jours et contenir les informations suivantes :

  • un sommaire de la démarche suivie
  • la liste des catégories d’emplois à prédominance féminine
  • la liste des catégories d’emplois à prédominance masculine ayant servi de comparateur 
  • le pourcentage ou le montant des ajustements à verser ou un avis qu’aucun ajustement n’est requis
  • les modalités de versement des ajustements salariaux, le cas échéant;
  • les renseignements sur les droits des personnes salariées et les délais pour les exercer, y compris le droit de formuler des commentaires et de demander des renseignements additionnels
  • les renseignements sur les recours des personnes salariées ou d’une association accréditée et les délais pour les exercer
  • la mention qu'un nouvel affichage devra être effectué à la suite de cet affichage

Le 2e affichage doit être fait au plus tard 30 jours après la fin du premier affichage. Il est lui aussi d’une durée de 60 jours et il doit comprendre les informations suivantes :

  • les modifications apportées à la suite des observations reçues (ou indiquer qu’aucune modification n’est nécessaire)
  • les renseignements sur les recours prévus à la Loi ainsi que sur les délais pour les exercer
Et après?

Une fois l’exercice complété, vous n’avez pas besoin de faire de rapport à la CNESST. Si vous faites l’objet d’une vérification ou si vous êtes en retard, la CNESST pourrait vous demander de lui fournir une copie de votre affichage des résultats.

Vous devez conserver les données ayant servi à la réalisation de l’exercice pendant 6 ans. C’est une obligation légale, mais elles vous seront très utiles pour réaliser votre maintien de l’équité salariale dans 5 ans.
 

Transmettre à la CNESST la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES)

La DEMES est un formulaire qui sert à tenir informée la CNESST à propos de la conformité de l’entreprise en matière d’équité salariale. La DEMES doit être complété en même temps que la mise à jour annuelle des informations au registraire des entreprises du Québec. La fréquence à laquelle la DEMES doit être complétée varie. Référez-vous au tableau suivant pour savoir ce qui s’applique à votre entreprise.

Situation de l’entrepriseFréquence
L’entreprise a déclaré 11 salariés ou plus au registraire des entreprises et n’a jamais réalisé l’exercice initial d’équité salariale.Chaque année
L’entreprise a réalisé l’exercice initial.Lorsque l’évaluation du maintien de l’équité salariale sera complétée.
L’entreprise a réalisé sa première évaluation du maintien de l’équité salariale.Au moment du prochain maintien et à chaque maintien subséquent.

 

Réaliser l’évaluation du maintien de l’équité salariale 
L’évaluation du maintien de l’équité salariale permet de s’assurer qu’aucun écart ne s’est créé dans l’entreprise au fil des ans. Avoir sous la main les données utilisées lors de l’exercice ou le maintien précédent vous permettra de sauver énormément de temps! 

Les étapes à suivre pour l’évaluation du maintien sont les mêmes que pour réaliser l’exercice d’équité salariale. Cependant, les changements récents à la Loi ajoutent des obligations supplémentaires. Il est donc important de consulter la section suivante avant de vous lancer dans les travaux.

Changements à la Loi sur l’équité salariale
Le 10 avril 2019, la Loi sur l’équité salariale a été modifiée. Voici les principaux changements :
 

Principaux changements à la Loi sur l'équité salariale
SujetAvant le 10 avril 2019Depuis le 10 avril 2019
Correction des écarts salariauxLa correction se fait uniquement pour le futur La correction est rétroactive et doit se calculer à partir de la date de l’évènement ayant causé l’écart salarial.
Si un ou des événements ont créé un écart uniquement pendant une certaine période de temps, l’écart doit être corrigé pour cette période.
Versement des ajustements salariauxEn un versement lors de l’affichage, selon ce qui avait été déterminé lors de l’évaluation du maintien.

2 types d’ajustements sont possibles : 
1- Somme forfaitaire : l’employeur peut étaler le paiement sur une période de 4 ans, mais il doit respecter les paramètres suivants :

  • Effectuer un premier paiement à la date du nouvel affichage
  • Tous les versements doivent être égaux
  • Les versements doivent être faits annuellement
  • Des intérêts doivent être ajoutés aux versements

Cette méthode s’applique uniquement aux ajustements des écarts salariaux constatés avant le nouvel affichage.

2- Ajustement salarial : les ajustements salariaux sont versés comme avant.
Cette méthode s’applique aux ajustements des écarts salariaux constatés après le nouvel affichage.

Contenu de l’affichageL’affichage des résultats doit comprendre une liste des événements ayant créé des écarts salariauxIl n’est plus suffisant d’énumérer les événements. L’affichage doit préciser leur date puisque l’ajustement se fait en fonction de celle-ci.
Date anniversaireLa date anniversaire correspond à la date de début du nouvel affichage de l’exercice initial. Le maintien devait être réalisé tous les 5 ans à partir de cette date.

La date anniversaire correspond à la date de début du premier affichage de l’exercice initial. Le maintien doit être réalisé tous les 5 ans à partir de cette date.

Le changement n’entre pas en vigueur au même moment pour toutes les entreprises. Voici les différents scénarios en fonction de la date à laquelle a été ou sera fait votre première évaluation du maintien de l’équité salariale :

1-    Elle a été complété avant le 10 avril 2019 : le changement ne s’applique pas à votre entreprise.

2-    Elle devait être réalisée entre le 10 avril 2019 et le 9 avril 2020 : Le changement s’appliquera seulement à votre prochaine évaluation du maintien.

3-    Elle doit être réalisée après le 9 avril 2020 : le changement s’appliquera dès la première évaluation du maintien.
 

Processus de participation des employésLa participation des employés est facultative dans les entreprises ayant moins de 100 salariés.

La mise en place d’un processus de participation des employés est obligatoire si :

  • Vous aviez implanté un comité de participation lors de la réalisation de votre dernier exercice
  • Votre entreprise est syndiquée

Dans le cadre de ce processus l’employeur doit :

  • Partager des renseignements sur les travaux en cours
  • Mettre en place des mesures de consultation pour permettre aux employés de poser des questions, partager leurs préoccupations ou émettre des suggestions.

Le processus de participation doit être complété au plus tard 60 jours avant l’affichage des résultats 

Dépôt d’une plainte
 
Un formulaire de plainte était disponible, mais son utilisation n’était pas obligatoire. L’utilisation du formulaire est obligatoire

Date de l’événement
Cette notion est probablement celle qui a un plus grand impact parmi les changements apportés à la Loi. Lors de l’évaluation du maintien de l’équité salariale, vous devez maintenant créer une liste détaillée et datée des événements qui ont créé, augmenté ou diminué un écart salarial. 

Quels sont les événements à prendre en considération?
Voici quelques exemples fournis par la CNESST

  • La création ou la disparition d’emplois
  • Des modifications aux emplois actuels ou à leurs exigences
  • La négociation ou le renouvellement d’une convention collective
  • Un changement dans le personnel ou la structure de l’entreprise

Tenir un registre en continu
Nous vous suggérons fortement de tenir un registre des événements et de commencer à les identifier dès que l’exercice précédent a été complété. Vous ne vous rappellerez probablement pas la date exacte de la fusion de deux postes dans quelques années, par exemple, tenir votre liste à jour vous facilitera grandement la tâche!

Vous trouverez un modèle de registre sur le site de la CNESST.

Quand doit-on évaluer le maintien?
Il doit être réalisé tous les 5 ans, à votre date « anniversaire ». Consultez notre section sur les changements à la Loi pour vous aider à déterminer la date anniversaire applicable à votre situation.

Des ressources pour vous aider!
 Vous l’aurez constaté : la réalisation d’un exercice d’équité salariale ou son maintien prend du temps. La Loi est complexe, et il y a beaucoup d’informations à recueillir et analyser. 

Heureusement, de nombreuses ressources sont à votre disposition. La CNESST vous fournit plusieurs ressources incontournables :

Les membres FCEI peuvent aussi compter sur le support des conseillers aux entreprises qui sont là pour répondre à vos questions. Vous vous assurerez ainsi d’entreprendre vos travaux sur la bonne voie!