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Chronique juridique : Évitez de rendre un membre de votre équipe indispensable

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Chaque entreprise fait face à des risques qui pourraient représenter des menaces pour sa réussite ou qui auront un impact sur sa valeur. L’un des risques fréquents pour les entreprises sont les indispensables.

Principe premier: Vous devriez gérer votre entreprise en tenant pour acquis que personne n’est irremplaçable et que n’importe qui peut quitter demain (que ce soit volontairement ou pour cause de maladie ou de décès). Il n’est pas rare que des changements surviennent dans l’entreprise, même à des postes de direction importants. Voyons quelques mesures à mettre en place afin de maximiser la valeur de votre entreprise en minimisant les risques.

Le transfert des données

1-    Les informations de l’entreprise

Vous devez faire en sorte que toute l’information utile pour l’entreprise et toute information privilégiée soient en tout temps accessibles à au moins deux personnes. On pense ici aux :

  • mots de passe
  • codes d’accès
  • listes de clients
  • listes de fournisseurs
  • listes de prix

Sans divulguer à tout vent les informations sensibles ou privilégiées de l’entreprise, il est important de s’assurer que quelques personnes clés et de confiance ont accès à ces informations. Une sauvegarde adéquate de ces informations doit également être effectuée régulièrement. En prenant ces quelques mesures, vous minimisez les risques de perdre des données vitales.

2-    Les données financières
Au niveau financier, vous devriez faire en sorte qu’il y ait plus d’un signataire autorisé au compte de banque, que les accès ne soient pas tous contrôlés par une seule personne, et qu’il y ait plusieurs cartes associées au compte bancaire de l’entreprise. Si vous souhaitez qu’une seule personne soit autorisée à avoir les accès pour effectuer des transactions bancaires, assurez-vous qu’au moins une autre personne peut consulter les comptes. De plus, prévoyez un mandat de protection en cas d’inaptitude de la personne en charge de l’aspect financier de l’entreprise. Vous vous éviterez ainsi beaucoup de délais et de soucis.

3-    La gestion des comptes clients 
Assurez-vous que toutes les informations relatives aux clients, les suivis des dossiers des clients, les différents rappels au niveau des comptes à recevoir, les ententes de paiement, etc., sont consignés dans un dossier facilement accessible à plus d’une personne. La mise en place d’un logiciel de gestion de la relation client (GRC), communément appelé « CRM » (customer relationship management), peut être très utile pour tout ce qui a trait à l’information sur la clientèle, le suivi après-vente et la prospection. Le CRM permet également de faire une sauvegarde de ces données.  

La transmission du savoir et des connaissances

Vous devriez également vous assurer que le savoir et les connaissances de l’entreprise sont partagés entre plusieurs personnes ou, du moins, qu’ils sont facilement transférables.

Pour les données techniques, il peut être utile de mettre en place un guide d’instructions, par exemple. Une entreprise dont l’expertise pointue dépend d’une seule personne est très à risque, et il y a lieu, dans ce cas, de s’assurer que cette personne documente ses actions et ses connaissances pour éviter des ennuis si jamais elle partait.

Il arrive aussi qu’un cocontractant fournisse une formation sur un produit ou un service nécessaire à l’entreprise. Si le prix de cette formation est inclus dans les services du cocontractant, il se peut que l’entreprise doive payer de nouveaux frais si de la formation supplémentaire s’avère requise suite au départ d’un des employés. Par conséquent, pour éviter bien des frais et des délais, faites en sorte que la formation soit véhiculée au sein de l’entreprise et que plusieurs employés connaissent les données techniques des produits qu’elle utilise dans le cadre de ses affaires.

Pour les mêmes considérations, si l’entreprise fait beaucoup de recherche et de développement dans le cadre de ses activités, il peut être important que plusieurs employés soient impliqués dans le développement de ces nouvelles idées ou de ces innovations.

Conclusion

L’adoption de ces quelques habitudes de gestion peut vous éviter bien des tracas en plus de conférer davantage de valeur à votre entreprise. Simples et efficaces, elles rendront votre entreprise moins à risque et plus durable.

Sylvie Bougie, avocate en droit des affaires
Vigi services juridiques inc.