Que faire lorsqu’un employé démissionne

Présenté par RHéclair! Obtenez de BONS conseils au BON moment pour prendre les BONNES décisions

La démission d’un employé peut donner du fil à retordre et causer du stress aux employeurs. Que la situation soit prévue ou non, il est important d’agir rapidement, calmement et avec professionnalisme pour maintenir le bon déroulement des activités de votre entreprise.

Peu importe ce que vous pensez du départ d’un employé, remerciez-le pour sa contribution. En reconnaissant son travail, vous favoriserez le maintien de relations positives afin d’éviter les commentaires négatifs au sujet de votre entreprise.

Obligations légales

Délais de préavis. En vertu des normes d’emploi en vigueur dans certaines provinces, les employés sont tenus de donner un préavis de la même façon que les employeurs. Le préavis peut aussi être précisé dans le contrat de travail de l’employé.

Aucune cessation d’emploi sans rémunération pendant la période de préavis. Si vous mettez fin à l’emploi d’un employé après qu’il vous a donné son préavis, celui‑ci peut déposer une plainte pour congédiement injustifié ou congédiement déguisé. Si vous jugez qu’il est nécessaire de mettre fin à l’emploi, veuillez contacter un conseiller de la FCEI pour obtenir de l’aide.

Dernière paie. Lorsqu’un employé démissionne, vous devez lui verser les salaires impayés ainsi que l’indemnité de vacances accumulée et lui remettre un talon de paie. Les normes d’emploi précisent le délai pour le versement de la dernière paie.

Retrait d’une démission. Si un employé change d’avis et souhaite retirer sa démission, vous n’êtes pas tenu d’accepter si ce revirement peut nuire aux activités de l’entreprise (p. ex., un remplaçant a déjà été embauché).

Ressources humaines

Obtention de la démission par écrit. Elle n’est pas toujours exigée par la loi, mais une démission écrite permet de réduire les risques de litige, d’indiquer clairement la dernière journée de travail et d’assurer une tenue de dossiers exacte.

Confirmation de la réception de la démission. Veillez à confirmer par écrit la date de fin d’emploi, les modalités de retour du matériel ou de l’équipement de l’entreprise ainsi que les prochaines étapes concernant la paie et les avantages sociaux, comme l’assurance maladie.

Récupération des biens de l’entreprise et retrait des accès informatiques. Récupérez les clés, les cartes de crédit d’entreprise, les cartes d’identité, les cartes d’accès et autres. Assurez-vous que tout l’équipement (p. ex., ordinateurs, téléphones cellulaires, uniformes) est retourné. Retirez l’accès de l’employé aux courriels de l’entreprise, aux stocks, aux logiciels de gestion de la clientèle, etc.

Transfert des connaissances. Demandez à l’employé de consigner ses tâches et processus en cours. Lorsque cela est possible, demandez-lui de former ses collègues. Passez en revue avec lui les projets, les dossiers et les comptes clients en cours et réattribuez-les afin d’éviter tout oubli.

Avis à l’équipe. Informez le personnel de la dernière journée de travail de l’employé et indiquez qui assumera ses responsabilités temporairement. Perdre un collègue est moins déstabilisant lorsqu’on sait qu’un plan est en place.

Entrevue de départ. Les entrevues de départ permettent à l’employeur ou au service des ressources humaines de comprendre les raisons du départ. Les commentaires recueillis peuvent aider à cerner les éléments à améliorer afin de réduire les risques d’insatisfaction. Notez toutefois que les employés ne sont pas tenus de répondre aux questions.

Mise à jour des dossiers de RH. Il est essentiel de conserver une documentation précise en cas de litige ultérieur. Assurez-vous de noter la dernière journée de travail, les biens de l’entreprise retournés et toute indemnité de vacances versée.

Recrutement ou réaffectation. Décidez si vous embaucherez un remplaçant ou si vous réassignerez les tâches de l’employé au personnel en place. Vous pouvez aussi profiter de cette occasion pour revoir l’ensemble des rôles et identifier des possibilités d’amélioration de l’efficacité.

Mettez l’accent sur la rétention

Pour favoriser le bon fonctionnement de votre entreprise et réduire le roulement de personnel, mettez l’accent sur la rétention des employés. Parfois, un employé peut démissionner s’il estime qu’il ne reçoit pas une formation suffisante, un salaire adéquat ou la reconnaissance qu’il mérite. Vous pouvez établir un plan de formation, créer un environnement de travail positif et mettre en place un programme de reconnaissance des employés afin de susciter l’engagement du personnel.
  
Vous avez des questions? Les membres FCEI peuvent contacter nos conseillers aux entreprises par téléphone au 1 833 568-3234 ou par courriel à fcei@fcei.ca.

Vous n’êtes pas membre? Adhérez à la FCEI dès aujourd’hui pour accéder aux consultations personnalisées avec nos conseillers et à notre banque de ressources!