Former ses employés : obligatoire ou non?

La croissance de votre entreprise est étroitement liée au développement des compétences et des qualifications de votre personnel. Dans certains cas, c’est aussi une obligation découlant de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (Loi du 1 %).

Si la masse salariale de votre entreprise est supérieure ou égale à 2 millions $, vous êtes assujetti à la loi du 1 %.

Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur?

Vous avez l’obligation d’investir, au cours d’une même année civile, l’équivalent d’au moins 1 % de votre masse salariale dans des activités de formation visant le développement des compétences de vos employés. 

Vous devez rendre compte de vos obligations chaque année aux deux endroits suivants :

1. Revenu Québec : vous devez déclarer le montant dans votre sommaire 1 et le transmettre au plus tard le 28 février de chaque année.
2. Commission des partenaires du marché du travail : vous devez remplir le formulaire de déclaration des activités et le transmettre avant la date limite (31 mai 2019 pour l’année 2018).

Quelles sont les activités de formation admissibles?

Les formations admissibles sont celles qui permettent d’atteindre l’objectif fondamental de la Loi, soit : « améliorer la qualification et les compétences de la main-d’œuvre ».

Posez-vous la question suivante : la formation offerte permettra-t-elle à mon employé d’être plus compétent pour exercer un emploi?

Si la réponse est oui, la formation est fort probablement admissible. 

La Loi reconnaît qu’il y a beaucoup de moyens différents de former ses employés et n’impose pas de méthode de formation. L’entraînement à la tâche, la formation à l’interne ou à l’externe, les webinaires et l’auto apprentissage sont tous des moyens de formation reconnus, pourvu que le sujet de formation corresponde à l’objectif de la Loi.

Les formations de santé et sécurité

Les formations de santé et sécurité méritent quelques précisions. Généralement, une formation en santé et sécurité a pour objectif d’informer et d’outiller le travailleur pour qu’il accomplisse son travail de manière sécuritaire. Puisque l’objectif n’est pas d’améliorer la qualification et les compétences de l’employé, ces formations ne sont généralement pas admissibles. Ce serait le cas d’une formation sur le port d’équipement de protection individuel par exemple.

Par contre, une formation sera admissible si elle permet à l’employé d’acquérir des compétences nécessaires à l’exécution de son travail. Par exemple, une formation de cariste est nécessaire pour que l’employé accomplisse son travail. Dans le cadre de la formation, il apprendra à le conduire de façon sécuritaire. L’aspect santé et sécurité est ici indissociable de l’acquisition de connaissance en vue d’exercer un emploi.

Pour plus d’information, vous pouvez consulter le manuel d’interprétation de la Loi.

Quelles sont les dépenses qui peuvent être comptabilisées?

Beaucoup de dépenses peuvent être prises en compte dans le but d’atteindre le montant d’investissement requis. On peut les regrouper sous 4 grandes catégories :

Mise en garde : les informations contenues dans cette section ne sont pas exhaustives, d’autres dépenses pourraient être admissibles selon la Loi et selon le Guide sur les dépenses de formation admissibles.

1. Les salaires

• Les salaires suivants peuvent être pris en compte :
• Le salaire de l’employé qui suit la formation
• Le salaire de l’employé qui donne la formation
• Le salaire d’un stagiaire
• Le salaire de l’employé qui supervise un stagiaire
• Le salaire de l’employé qui prépare un plan de formation, une formation ou du matériel de formation
• Si un employé remplace l’employé qui suit une formation, la portion de son salaire qui excède celui de la personne qu’il remplace

De plus, on peut ajouter au taux horaire le montant de la portion employeur des taxes sur la masse salariale (assurance-emploi, RQAP, RRQ, CNESST).

2. Le coût de la formation

Les coûts de formation comprennent :

• Les honoraires du formateur
• L’achat de matériel en appui à la formation
• Le coût d’inscription à l’activité de formation

3. Les dépenses connexes à la formation

Les dépenses connexes sont toutes celles qui entourent la réalisation de l’activité de formation. Ce sont, par exemple, les frais de :

• location d’une salle
• déplacement (kilométrage, stationnement, billet d’avion, location de voiture)
• repas
• hébergement

4. Les investissements de l’année précédant l’année d’assujettissement

Si votre masse salariale est près de 2 millions $, il peut être intéressant de comptabiliser vos dépenses comme si vous étiez assujetti à la Loi. Les dépenses de formations admissibles effectuées au cours de l’année qui précède l’année d’assujettissement pourront être reportées à l’année suivante. C’est un bon coup de pouce pour commencer l’année!

Quelle est l’information que je dois recueillir pour m’assurer de remplir mes obligations?

Vous devez être capable de justifier chaque dépense comptabilisée. Pour ce faire, chaque dépense devrait être accompagnée d’une pièce justificative. 

Pour les salaires, cette pièce justificative sera une preuve de la durée de l’activité et votre registre des salaires faisant état de son taux horaire.

Pour les autres dépenses, il suffira de conserver les factures.

Vous devrez également être capable de démontrer que l’activité a eu lieu, qu’elle a été réussie et qu’elle correspond à l’objectif fondamental de la Loi. Pour ce faire, vous devrez conserver les documents suivants :

• registre de participation à la formation (applicable aux formations à l’interne)
• certificat de participation à la formation
• plan de la formation ou contenu détaillé de la formation

Vous n’avez pas à remettre ces documents à qui que ce soit. Vous devez par contre les avoir en cas de vérification. 

Qu’est-ce qui arrive si je ne réussis pas à investir un montant suffisant?

Si vous n’arrivez pas à investir un montant suffisant, vous devrez verser la différence au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre. 

Qu’est-ce qui arrive si je dépasse le montant requis?

Si, au cours d’une année vous avez investi un montant supérieur au montant requis, vous pourrez reporter ce montant à l’année suivante.

Ressources pour aider au développement de votre personnel

1. VUBIZ : pour apprendre quand vous voulez, où vous voulez

La FCEI et VUBIZ se sont associés afin de mettre à votre disposition un choix de quatre programmes de certificat spécialement conçus pour les petites entreprises et offerts à des tarifs préférentiels pour les membres de la FCEI.

Programmes de certificat :

• en gestion
• en ressources humaines
• en santé et sécurité
• en stratégies de marketing et ventes

Vous avez également accès à une bibliothèque impressionnante de cours en ligne sur une foule de sujets. Les cours sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dès que vous avez accès à Internet.

Cours en ligne gratuits :

• Démarrer de votre entreprise
• Gestion de votre personnel
• Santé et sécurité au travail
• Gestion des relations avec votre clientèle
• Développer de votre entreprise
• Assurer la conformité de votre entreprise

2. Formations du ministère de l’Économie et de l’Innovation

Plusieurs ministères mettent à votre disposition des formations gratuites, dont le ministère de l’Économie et de l’Innovation, qui favorisent l’appropriation de meilleures pratiques d’affaires pour participer à la croissance des PME québécoises.

Accédez aux différentes activités de formation et de sensibilisation, ainsi qu’à des outils de gestion destinés aux dirigeants d’entreprise et aux travailleurs stratégiques.

 3. Cégeps et cie

Le site cegepsetcies.com vous permet un accès unique à l’ensemble de l’offre de formation des services aux entreprises de tous les établissements du réseau collégial public. En un clic, vous accédez à 48 fournisseurs prêts à vous répondre dans un délai plus que rapide.

Cegpsetcies.com vous propose notamment :

• Un répertoire de plus de 1 500 formations spécialisées
• Un guichet unique pour faire connaître vos besoins de formation et obtenir une soumission dans les 48 heures
• Des formations « clé en main » ou élaborées selon la réalité de votre entreprise, dans près de 40 champs d’expertise

4. Investissement Compétences

Investissement Compétences est une initiative des partenaires du marché du travail visant à favoriser la formation et le développement des compétences de la main-d’œuvre. Elle répertorie pour vous de nombreuses ressources et services qui existent afin de vous accompagner dans vos démarches d’identification de besoins et vos recherches d’outils de formation.

En voici quelques exemples :

• Les comités sectoriels de main-d’œuvre
• Les commissions scolaires
• Les mutuelles de formation

5. Emploi-Québec

Emploi-Québec vous offre une multitude de solutions visant à vous accompagner dans le développement des compétences de votre équipe de travail par l’intermédiaire de :

• Programme d’apprentissage en milieu de travail
• Qualification obligatoire
• Reconnaissance des compétences
• Formateurs