Utilisation des cellulaires au travail : conseils pour établir une politique claire et équitable

Nous sommes au 21e siècle : la plupart des employés apportent leur téléphone cellulaire ou intelligent au travail et vous pouvez vous attendre à ce qu’ils aient leurs appareils avec eux. En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez le droit de définir des règles claires concernant l’utilisation des téléphones cellulaires par vos employés pendant leur journée de travail.

Une politique stricte sur l’utilisation des téléphones cellulaires contribue à protéger la productivité, à maintenir le professionnalisme et à réduire les distractions potentielles. Mais il est tout aussi important de reconnaître que les employés peuvent avoir besoin de s’occuper de responsabilités personnelles, telles que la garde d’enfants, les soins aux personnes âgées ou des rendez-vous urgents, pendant la journée. Il est essentiel de trouver un équilibre entre flexibilité et responsabilité.

En communiquant clairement vos attentes et en appliquant votre politique de manière cohérente et équitable, vous favoriserez un environnement de travail respectueux et efficace pour tous.

Éléments à inclure dans votre politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires

Chaque entreprise est différente, et votre politique doit refléter le type de travail effectué par vos employés. Par exemple, les attentes peuvent varier entre un commerce de détail, un entrepôt ou des bureaux. 

Pensez d’abord à établir des directives générales, par exemple :

• Les téléphones cellulaires ne doivent être utilisés que pendant les pauses prévues ou dans les zones désignées à cet effet.
• Les téléphones doivent être rangés et hors de vue pendant les heures de travail.
• Les appareils doivent être réglés en mode vibreur ou silencieux.
• Les appels personnels doivent être brefs et limités aux urgences.
• La navigation sur Internet ainsi que l’envoi de messages textes et de courriels à des fins personnelles doivent être réduits au minimum.

Prévoyez également des règles en fonction de la propriété de l’appareil :

• Le téléphone cellulaire appartient à l’employé et il est réservé uniquement à un usage personnel.
• Le téléphone cellulaire appartient à l’employé, mais celui-ci est autorisé, voire encouragé, à installer des programmes ou des applications fournis par l’entreprise (par exemple, Teams, Outlook, CRM).
• Le téléphone cellulaire est fourni par votre entreprise et doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles.

Téléphone cellulaire appartenant à l’employé et réservé à un usage personnel
Les directives générales fournies ci-dessus devraient suffire. Cependant, vous pouvez ajouter des règles spécifiques à votre lieu de travail. Par exemple, l’employé doit laisser son téléphone cellulaire dans le casier fourni par l’entreprise avec ses autres effets personnels non autorisés dans les locaux.

Téléphone cellulaire appartenant à l’employé et utilisé à des fins personnelles et professionnelles
Dans certaines circonstances, les employés peuvent être autorisés ou encouragés à installer des applications pour effectuer des tâches professionnelles, telles que l’envoi de courriels à des clients et la tenue de réunions avec des collègues (par exemple, Microsoft Teams). Dans ces cas, votre politique relative aux téléphones cellulaires doit inclure :

• Le suivi de toutes les applications et de tous les documents professionnels installés/téléchargés.
• La marche à suivre en cas de perte ou de vol du téléphone (par exemple, contacter immédiatement le responsable ou le propriétaire de l’entreprise).
• Une procédure visant à protéger la confidentialité des données de l’entreprise. 

Téléphone cellulaire fourni par l’entreprise
Si vous fournissez des téléphones cellulaires à vos employés à des fins professionnelles, vous pouvez ajouter des règles supplémentaires afin de protéger les ressources et les données de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez interdire à vos employés ce qui suit :

• Utiliser leur téléphone au volant, même en mode mains libres.
• Jouer à des jeux ou accéder à leurs comptes personnels sur les réseaux sociaux.
• Télécharger du contenu inapproprié, illégal ou sans rapport avec leur travail.
• Utiliser l’appareil photo ou le microphone pour enregistrer des informations confidentielles sans autorisation.

Remarque : Il est illégal d’envoyer des messages textes, de passer des appels ou d’utiliser un appareil sans fil portable au volant dans chaque province et territoire, à l’exception du Nunavut. 

Confidentialité et surveillance

Si votre entreprise utilise un logiciel de surveillance électronique pour encadrer l’utilisation du téléphone ou des applications par vos employés, veillez à l’indiquer clairement dans votre politique. La transparence contribue à instaurer la confiance et garantit que vous respectez les lois sur la protection de la vie privée. En cas de doute, consultez un conseiller juridique avant de mettre en place des outils de surveillance.

Remarque : Les employeurs de l’Ontario comptant 25 employés ou plus ont l’obligation de mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés.

Sécurité et conformité légale

Dans certains secteurs, tels que la construction, le transport ou l’entreposage, limiter l’utilisation des téléphones portables peut également aider votre entreprise à respecter les exigences en matière de santé et de sécurité. Si vos employés utilisent des machines, conduisent des véhicules ou travaillent dans des conditions dangereuses, le fait d’indiquer clairement ces restrictions dans votre politique peut vous aider à rester en conformité avec les réglementations en matière de sécurité au travail.

Employés en télétravail ou en mode hybride

Si vous avez des employés en télétravail ou en mode hybride, demandez-vous si des attentes différentes peuvent s’appliquer à ceux qui travaillent à domicile. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de plus de flexibilité pour les appels personnels, mais vous pouvez tout de même vous attendre à ce qu’ils fassent preuve de professionnalisme lors des vidéoconférences et des interactions avec les clients.

Besoin d’aide?

Les membres FCEI peuvent télécharger gratuitement dans le  Portail des membres un modèle de Politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires pour établir des lignes directrices claires qui soutiennent leur équipe et protègent leur entreprise.

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