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Démarrage d'entreprise : quels sont les incontournables?

C’est vrai, se lancer en affaires est tout un défi! En plus d’offrir à vos futurs clients des produits ou services uniques à un prix compétitif, vous devrez penser à mille autres choses telles que la structure de votre entreprise, les permis, les normes du travail, et bien plus encore! 

Pour vous aider à partir du bon pied, nous avons réuni une liste d’étapes incontournables auxquelles il faut penser au moment d’acheter ou de lancer une entreprise. Des étapes, il y en a plusieurs! Mais cette liste de base vous permettra d’éviter certains pièges et de démarrer en affaires l’esprit plus tranquille. 

Remarque : Nous supposons ici que vous possèdez déjà les compétences techniques concernant les biens ou les services que vous offrirez et que vous consulterez les professionnnels concernés lorsque ce sera approprié (ex. : avocat, comptable, notaire, etc.). 

Vous achetez une entreprise existante? Voici ce que vous devez savoir :

 

 

Évaluation

N’achetez jamais une entreprise avant d’avoir fait faire une évaluation complète et indépendante (par une tierce partie) des actifs, des dettes, des recours judiciaires contre l’entreprise, passés et en cours – litiges avec des clients ou des fournisseurs, plaintes auprès du Tribunal des droits de la personne et des instances liées à l’application des lois du travail, (demandes d’indemnisation/changements de taux), etc. –, des flux de trésorerie et des installations physiques (immeubles, machinerie, etc.)

Contrats existants

Assurez-vous d’être en accord avec tous les contrats qui lient l’entreprise : contrats de franchise, contrats d’adhésion, contrats de services aux commerçants, contrats d’entretien (déneigement, service d’enlèvement des ordures, etc.), services publics (électricité, téléphone, Internet, etc.). Certains ne vous conviennent pas? Négociez-les avant de signer.

Employés en place

N’oubliez pas de vérifier les lois du travail (fédérale et provinciale) pour connaître les droits des travailleurs déjà en place. 

Syndicats

Si les employés sont syndiqués, vous hériterez certainement du syndicat et de la convention collective avec l’entreprise. Consultez un avocat spécialisé en droit du travail avant de discuter de ce sujet et avant de signer tout document. 

 

Vous lancez votre propre entreprise? Ce qui suit est pour vous : 

 

Structure d’entreprise Choisissez la structure d’entreprise qui vous convient le mieux (structures juridiques les plus courantes) :
  • Entreprise individuelle
    • Aucune distinction entre le propriétaire et l’entreprise.
    • Choix courant des entrepreneurs qui débutent en affaires.
    • Facile à démarrer.
    • Le propriétaire est responsable de toutes les dettes et obligations de l’entreprise.
  • Société par actions (entreprise incorporée)
    • L’entreprise appartient à ses actionnaires.
    • Plus de paperasse à remplir.
    • L’entreprise est plus chère à gérer au départ.
    • L’entreprise devient une personne morale indépendante de son propriétaire.
    • Cette structure d’entreprise peut faire peser moins de responsabilité légale sur le ou les propriétaires.
    • La société peut être plus avantageuse du point de vue fiscal :
      • Exonération cumulative des gains en capital
      • Taux d’imposition des petites entreprises
      • Etc.
    • Vous devez enregistrer l’entreprise auprès du gouvernement en respectant certaines règles strictes.
      • Au besoin, consultez un comptable ou un avocat pour savoir quel palier gouvernemental – provincial ou fédéral – convient le mieux pour l’enregistrement de votre société.
        • Enregistrement provincial : visitez Réseau Entreprises Canada et sélectionnez votre province pour voir la marche à suivre qui s’applique.
        • Enregistrement fédéral : consultez le Guide pour les petites entreprises : Se constituer en société de régime fédéral
      • Ne vous laissez pas décourager par la complexité des démarches : le jeu pourrait en valoir la chandelle.
  • Société  de personnes
    • L’entreprise appartient à plus d’une personne : ses propriétaires sont des associés.
    • Forme d’entreprise plus souvent choisie par des professionnels comme les  vétérinaires ou encore les ingénieurs. Les revenus sont séparés selon ce qui est prévu au contrat de société.
    • Les associés sont tous solidairement responsables des dettes et obligations de la société.
Compte bancaire/financement/acceptation des paiements
  • Peu importe la structure d’entreprise, ouvrez un compte bancaire pour votre entreprise.
  • Vous aurez peut-être besoin d’un plan d’affaires comprenant une étude de marché qui appuie votre stratégie de croissance afin d’obtenir plusieurs services bancaires, dont :
    • Emprunt commercial
    • Marge de crédit (pour disposer de liquidités au besoin)
    • Protection contre les découverts
  • À moins que votre entreprise n’accepte que les paiements comptant, faites les démarches pour pouvoir accepter les paiements par carte de crédit ou de débit et mobiles.
    • Choisissez avec soin votre fournisseur de services de traitement des paiements. Ils sont nombreux à faire des promesses trop belles pour être vraies, à donner un service à la clientèle déplorable et à vous faire signer un contrat qui vous coûte cher et qui vous engage pour plusieurs années.
Assurance (voir courtier)
  • Santé (pour vous et tout administrateur/associé)
  • Immeuble/véhicules
  • Responsabilité civile/Responsabilité délictuelle
  • Professionnelle/en cas d’erreurs ou d’omissions (au besoin)
  • Continuité/interruption des activités
  • Vie
  • Etc. 
Services professionnels
  • Services juridiques : Assurez-vous de pouvoir compter sur les services d’un avocat au besoin.  
    • Demandez à votre avocat de vérifier vos contrats importants avant de les signer.
      • Biens immobiliers de l’entreprise
        • Achat de terrains ou d’immeubles
        • Contrats de location
        • Exigences liées au zonage
      • Contrat de société (lorsqu’il y a plus d’un propriétaire ou associé)
        • Hautement recommandé d’inclure un « droit de premier refus » (ou droit de préemption)
      • Contrats avec des fournisseurs
      • Contrats d’achat d’actifs/de marchandises (si vous achetez une entreprise existante) 
    • Protégez les brevets/marques de commerce/logos avant l’ouverture de l’entreprise.
  • Comptabilité : Avoir un comptable compétant est aussi important qu’être conseillé par un avocat.
    • Obtenez l’approbation d’un comptable (CPA) pour votre système de comptabilité qui doit répondre aux exigences fiscales (retenues à la source/taxes/impôts, etc.) provinciales et fédérales.
Autres services (exemples)
  • Enlèvement des ordures
  • Déneigement
  • Etc.
    • ! Avant de signer un contrat, vérifiez la réputation de l’entreprise. Faites attention aux contrats pluriannuels, aux clauses de renouvellement automatique et aux pénalités de résiliation. Vous pourriez être obligé de payer des milliers de dollars si vous désirez mettre fin au contrat avant sa date d’échéance.
Licences/permis/certificats/réglementation (exemples)
  • Immeuble
  • Santé
  • Alcool
  • Musique
  • Professionnel
  • Réglementation (selon la région et le secteur)
    • Faites une liste des lois et des règlements qui s’appliquent à votre entreprise. En voici deux exemples :
    • Fédéral
      • Si vous communiquez avec vos clients par courriel, vous devrez respecter la Loi canadienne antipourriel (LCAP).
    • Provincial
      • Au Québec, si vous avez plus de 10 employés, vous devez respecter les règles liées à la Loi sur l’équité salariale.
Appareils électroniques/télécommunications/sécurité
  • Faites la liste des systèmes et services dont vous aurez besoin :  
    • Téléphone
    • Ordinateurs
    • Site Web
    • Sécurité – des lieux et des systèmes informatiques
  • Avant de signer un contrat, vérifiez la réputation de l’entreprise. Faites attention aux contrats pluriannuels, aux clauses de renouvellement automatique et aux pénalités de résiliation. Vous pourriez être obligé de payer des milliers de dollars si vous désirez mettre fin à un contrat avant sa date d’échéance.
Gestion du temps/Agenda/réponses aux courriels
  • Créez un système, sur papier ou ordinateur, pour faire le suivi de vos obligations importantes, particulièrement tout ce qui est relié à la réglementation, aux relevés de taxes, aux paiements, aux comptes clients et aux impôts.
    • Mettez en place un système pour ouvrir et faire le suivi du courrier (papier et électronique).
    • Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, nommez, embauchez ou payez quelqu’un pour le faire. Le succès de votre entreprise pourrait en dépendre.

 

Aurez-vous des employés?

Lorsque vous reprenez les employés d’une entreprise existante ou que vous embauchez votre premier employé, votre vie prend une toute nouvelle tournure! Sans employé, il est à peu près impossible de faire grandir votre entreprise. D’ailleurs, lorsqu’ils sont bien traités, la plupart des employés font de leur mieux pour vous aider à atteindre votre but. Toutefois, la gestion des employés demeure assurément un défi de taille pour la plupart des propriétaires d’entreprise. 

En tenant compte des éléments suivants et en prenant les bonnes mesures dès le début, vous mettez les chances de votre côté pour faire de vos employés des alliés. Nos conseillers FCEI sont d’ailleurs là pour vous aider et vous informer sur vos obligations et les meilleures pratiques en matière de gestion des employés. Ce service est gratuit pour nos membres.  

 

Prévoir une embauche
  • Évaluation des besoins/Description du poste
    • Mettez par écrit les attentes envers le poste. Cela vous évitera des mésententes avec l’employé.
  • Entrevue
    • Il y a des questions que vous pouvez poser, d’autres non. Renseignez-vous.
  • Contrat d’embauche
    • Doit être écrit et signé (Au besoin, vous pourriez le faire revoir par un avocat pour être certain que tout y est).
  • Système de paie
    • Inscrivez l’employé au système de paie pour le rémunérer et faire les retenues à la source appropriées (ex. : assurance-emploi (AE), Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ), etc.).
  • Plan d’accueil et d’intégration
    • Prévoir un plan pour aider l’employé à se familiariser avec son milieu de travail et à atteindre le rendement souhaité le plus rapidement possible (ex. : mentor désigné, politiques de l’entreprise, fonctionnement du poste, historique de l’entreprise et mission, etc.). 
Gérer le personnel
  • Renseignez-vous sur les règles de l’assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec qui s’appliquent à votre entreprise.
  • Créez un manuel de l’employé ou établissez des règles de travail :
    • Code de conduite
    • Évaluation du rendement
    • Politiques sur le harcèlement, la violence, etc. (ces règles peuvent différer d’une province à l’autre)
    • Politique sur le respect de la vie privée
  • Renseignez-vous sur les normes du travail provinciales et fédérales (peuvent être différentes d’un secteur d’activité et d’une région à l’autre).
  • Connaissez les règles sur les droits de la personne et comment faire pour ne pas les enfreindre.
  • Renseignez-vous sur les exigences de la commission des accidents du travail (CNEEST au Québec, Travail sécuritaire au Nouveau-Brunswick, CSPAAT en Ontario) et des lois sur la santé et la sécurité au travail.
  • Formation des employés : selon votre secteur d’activité, la région où vous êtes établi et le travail effectué dans votre entreprise – p. ex. utilisation d’un chariot élévateur, travail en hauteur, manipulation de produits chimiques, etc. –  vous pourriez être tenu d’offrir des formations à vos employés ou d’exiger des certifications. 
Mettre fin à un emploi
  • Départ/licenciement
    • Vous devez généralement le faire par écrit (même si le départ a lieu dans les 90 premiers jours d’emploi).
    • Évaluez ce qui vous convient le mieux : un préavis de cessation d’emploi ou une indemnité de départ en fonction des années de service.
    • Exigences des normes du travail
    • Relevé d’emploi (RE) et Assurance-emploi
    • Indemnité de départ
    • Connaissez les situations où vous devez demander des conseils à votre avocat.
  • Départ à la retraite
    • Relevé d’emploi (RE)
    • Planification de la relève
    • Avis aux fournisseurs d’avantages sociaux (assurances collectives, REER collectif, etc.)

 

Cette liste n’est qu’un aperçu de ce qu’il faut faire quand on se lance en affaires, mais elle constitue tout de même un bon départ.