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Vacances annuelles : connaissez-vous vos obligations envers vos employés?

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Les vacances sont essentielles pour décrocher et reprendre des forces. Leur gestion peut par contre créer bien des maux de tête si on ne s’y connait pas. Pour permettre à tout le monde de partir l’esprit en paix, voici tout ce que vous devez savoir par rapport aux droits et obligations de l’employeur en matière de vacances.

À combien de jours de vacances mes employés ont-ils droit? 

Le droit aux vacances s'acquiert pendant une période de 12 mois consécutifs appelés année de référence. À moins d’en décider autrement, l’année de référence est du 1er mai au 30 avril. La durée des vacances de chaque employé dépend de la durée de son service continu à la fin de l’année de référence. 

Quel montant dois-je verser à mes employés?

L’indemnité de vacances représente un pourcentage du salaire gagné pendant l’année de référence. Tout comme pour la durée des vacances, le pourcentage varie en fonction de la durée du service continu de chaque employé. 

Note : si un de vos employés s’est absenté pour cause de maladie, de congé de maternité ou de paternité, le calcul se complique. Appelez-nous pour savoir comment le faire ou utilisez l’Outil de calcul de l’indemnité de vacances créé par la CNESST.
 

Nombre d'années de service continu

Durée des vacances

Il s'agit de semaines continues. Il est possible de les fractionner uniquement à la demande du salarié.

Indemnité
Moins de 1 an1 jour par mois complet de service continu sans excéder 2 semaines4 %
1 an à moins de 3 ans2 semaines14 %
3 ans et plus3 semaines6 %

1Un employé qui a droit à 2 semaines de vacances a le droit d’en prendre une 3e sans salaire. Vous ne pouvez pas le refuser. Vous pouvez par contre refuser qu’elle soit prise à la suite des 2 premières.

Paiement de l’indemnité

Selon la Loi sur les normes du travail, l’indemnité de vacances se paie en un seul versement, au moment des vacances. L’indemnité est liée à la prise des vacances. La loi ne permet pas qu’un employé se fasse payer ses vacances tout en restant au travail. 

Depuis le 12 juin 2018, il y a une exception qui vise les travailleurs saisonniers. Ses travailleurs ont le droit de recevoir l’indemnité de vacances directement sur chaque paie. 

Qu’en est-il des employés à temps partiel?

L’employé à temps partiel a droit à des vacances de la même durée qu’un employé à temps plein. Prenons l’exemple d’un employé qui travaille deux jours par semaine et qui a droit à deux semaines de vacances. Il a droit de ne pas se présenter au travail pendant deux semaines continues et non à quatre jours de vacances. 

Qui choisit la date des vacances?

C’est vous, en tant qu’employeur, qui avez le pouvoir de fixer la date de vacances de vos employés. Vous avez l’obligation de communiquer à vos employés leurs dates de vacances au moins 4 semaines à l’avance. La Loi ne permet pas de reporter les vacances à une autre année, sauf dans des situations bien précises. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vos employés prennent leurs vacances.

Si vous laissez vos employés choisir leurs dates, sachez que la Loi sur les normes du travail ne précise pas de règles pour l’ordre de choix. Toutefois, une convention collective ou vos politiques internes pourraient en prévoir, en fonction de l’ancienneté par exemple.  

L’astuce du professionnel en RH : dotez l’entreprise d’une politique concernant la prise des vacances. Ainsi, tous vos employés sauront à quoi ils ont le droit et comment vous en faire la demande. Contactez-nous ou téléchargez notre modèle!