Vous avez embauché votre premier employé! Voici les prochaines étapes

Ouf! Vous avez survécu au processus d’embauche et choisi un candidat. Mais voilà, que faire maintenant? En tant qu’employeur, vous devez bien sûr respecter les règlements du gouvernement.

Les retenues à la source

Il vous faut ouvrir un compte de retenues sur la paie auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour y verser les montants prélevés sur la paie de l’employé (impôt sur le revenu, assurance-emploi, Régime de pensions du Canada). Pour ouvrir un compte, contactez l’ARC au 1 800 959-5525 ou inscrivez votre entreprise en ligne.

Quelles retenues à la source devrez-vous payer? Pour le savoir, votre employé devra remplir le formulaire TD1 au fédéral et le formulaire provincial qui le concerne (TP-1015.3 au Québec). Ne les envoyez pas à l’ARC; ils ne sont destinés qu’à vos dossiers. Pour l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC), l’employeur et l’employé doivent cotiser.

Si vous avez besoin d’aide pour déterminer les déductions d’un employé, l’ARC a un calculateur en direct de retenues sur la paie. Le Guide de l’employeur — Les retenues sur la paie et les versementspourrait aussi vous être utile.

Numéro d’assurance sociale

Vous avez la responsabilité de demander à votre nouvel employé son numéro d’assurance sociale dans les 3 jours suivant son embauche. Celui-ci doit vous présenter sa carte d’assurance sociale, une lettre de confirmation au sujet de son NAS ou tout autre document sur lequel apparaît son NAS.

Remarque  : Les NAS commençant par « 9 » sont attribués aux travailleurs étrangers temporaires qui ne sont ni Canadiens ni résidents permanents. Ces NAS sont valides aussi longtemps que la personne est autorisée à travailler au Canada. Un de vos employés a un NAS qui commence par « 9 »? Demandez une copie du document d’immigration qui l’autorise à travailler au Canada. Si la date d’expiration du document est passée, vous devez, avant d’embaucher l’employé, lui demander d’obtenir un document valide de la part d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

Indemnisation des accidents du travail

Selon votre province, la structure de votre entreprise et votre secteur d’activité, vous pourriez être obligé d’adhérer au régime d’indemnisation des accidents du travail. Financé par des cotisations versées par l’employeur, le régime met vos employés à l’abri des difficultés financières en cas de maladie ou d’accident de travail. Pour en savoir plus, consultez nos pages sur l’indemnisation des accidents du travail :

• Terre-Neuve-et-Labrador
• Nouvelle-Écosse
• Nouveau-Brunswick
• Île-du-Prince-Édouard

Normes d’emploi

Également appelées « normes du travail », les normes d’emploi sont les règles provinciales qui gouvernent les conditions de travail de l’employé. Ces normes établissent le minimum requis pour l’indemnité de congé, l’horaire de travail, les heures supplémentaires, les pauses, les jours fériés, les congés, etc. Pour en savoir plus sur les normes d’emploi, ou normes du travail, consultez la page concernant votre province :

• Terre-Neuve-et-Labrador
• Nouvelle-Écosse
• Nouveau-Brunswick
• Île-du-Prince-Édouard

Santé et sécurité au travail

Peu importe la taille de votre entreprise, le simple fait d’avoir des employés vous oblige à respecter la réglementation sur la santé et la sécurité au travail. En tant qu’employeur, votre devoir est de vous assurer que les lieux de travail sont sécuritaires et de veiller à ce que vos employés ont les connaissances et la formation nécessaires pour travailler en toute sécurité.