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FAQ sur la COVID-19 – Gestion des opérations

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Pour vous aider à maintenir vos activités

La COVID-19 vous oblige à faire face à de nombreux défis, mais le plus important est probablement le suivant: comment pouvez-vous continuer à faire tourner votre entreprise? Ici, vous trouverez des réponses à cette question.

Puis-je garder mon entreprise ouverte?
Les affaires sont lentes. Que puis-je faire pour qu’elles continuent de rouler?

Malheureusement, c’est le cas de nombreuses entreprises. Les gouvernements ont annoncé plusieurs mesures pour vous aider à surmonter la crise. Vous pouvez également prendre certaines mesures pour préparer votre entreprise aux difficultés à venir:

  • Faites le point sur vos finances: Évaluez vos revenus et vos dépenses et voyez si vous êtes en mesure de payer vos dépenses de base. Discutez de vos options avec votre comptable ou votre aide-comptable et voyez quelle solution est la meilleure pour vous: rester ouvert, faire une pause, fermer jusqu’à ce que le marché reprenne ou fermer définitivement.
  • Préparez un plan de continuité des affaires: Une forte tempête nous secoue, alors mieux vaut avoir un plan pour savoir comment y faire face. Ramener une entreprise fermée pendant un certain temps au niveau où elle était avant la pandémie prendra du temps et de la réflexion. Avez-vous des options pour demeurer ouvert? Pouvez-vous trouver de nouveaux fournisseurs? Êtes-vous en mesure de changer votre modèle d’affaires pour continuer à servir vos clients (p. ex. faire des livraisons plutôt que de servir en salle à manger)?
  • Parlez à l’assureur de votre entreprise: Selon ce que nous ont dit les compagnies d’assurance et nos membres, les impacts de la COVID-19 sont très rarement couverts. Certains assureurs exigent des dommages physiques pour indemniser leurs clients contre les pertes d’exploitation, d’autres n’offrent tout simplement pas cette couverture. Comme chaque police d’assurance d’entreprise est différente, nous vous recommandons de parler avec votre assureur afin de voir ce que la vôtre prévoit dans ce cas précis. Quoi qu’il en soit, voyez si votre assureur peut faire preuve de flexibilité et demandez-lui ce que vous devez faire pour maintenir votre police en vigueur jusqu’à ce que votre entreprise rouvre ses portes. Pour en savoir plus, visitez le site Web du Bureau d’assurance du Canada.
    • Le Bureau d’assurance du Canada (BAC) a annoncé des mesures pour aider les consommateurs de produits d’assurance , comme la réduction immédiate des primes d’assurance automobile et l’annulation des frais pour fonds insuffisants. Les membres du BAC travailleront également avec les PME, notamment en explorant des options de paiement pour celles qui sont dans une position précaire ou qui éprouvent des difficultés financières en raison de la COVID-19. Pour plus d’informations sur les mesures annoncées et les options qui s’offrent à vous, consultez la FAQ du BAC. Nous vous invitons à la lire avant d’appeler votre assureur.
  • Communiquez deux fois par semaine avec vos employés:
    • Informez-les des mesures et politiques de sécurité que vous mettez en place pour préserver leur santé.
    • Posez des affiches de sensibilisation et partagez des conseils de sécurité.
    • Assurez-vous que vos employés peuvent vous aviser s’ils tombent malades, soit en passant par le comité ou le délégué de santé et sécurité ou leur supérieur.
    • Parlez-leur de la sécurité de leur emploi, de l’état de leur santé, du statut de leurs vacances et des prestations auxquelles ils pourraient avoir droit.
  • Passez en revue vos objectifs et réévaluez-les régulièrement. Vous pourriez éviter des dépenses inutiles en mettant de côté certains projets secondaires ou en cherchant des moyens d’adapter vos activités à la réalité de la COVID-19. Cela vous aidera à planifier l’avenir de votre entreprise.
  • Nous avons négocié des économies sur des services essentiels pour votre entreprise Elles sont incluses dans votre adhésion, alors nous vous invitons à en profiter.
J’ai de la difficulté à payer certains comptes (loyer, fournisseurs, etc.). Est-ce que je peux reporter ces paiements?
  • Épluchez vos contrats pour voir si des dispositions prévoient les circonstances exceptionnelles.
  • Si ce n’est pas le cas, essayez de négocier des ententes pour réduire vos paiements ou les reporter.
  • Prenez en note chaque négociation, discussion, entente et/ou paiement.
  • Examinez attentivement vos finances avant de parler avec le propriétaire de vos locaux ou vos fournisseurs afin de connaître votre marge de manœuvre. S’ils acceptent de réduire vos paiements, vous devez être certain de pouvoir payer le montant demandé.
  • Contactez votre banque, votre coopérative de crédit, la BDC, EDC ou un autre prêteur pour voir si vous pouvez obtenir de l’aide financière.
  • Parlez avec votre assureur afin de voir ce que prévoit votre police dans ce cas précis. Voyez s’il peut faire preuve de flexibilité et demandez-lui ce que vous devez faire pour maintenir vos polices commerciales et d’habitation en vigueur jusqu’à ce que votre entreprise rouvre ses portes. Pour en savoir plus, visitez le site Web du Bureau d’assurance du Canada.
Comment dois-je gérer mon assurance collective?

Nous travaillons toujours de concert avec PrimaSure, notre partenaire de confiance, pour offrir un régime d’assurance collective abordable aux propriétaires d’entreprise et à leurs employés.

Afin d’atténuer une partie de votre stress durant cette crise, PrimaSure – dont les produits sont offerts par Nexim Solutions en assurance – a ouvert sa ligne téléphonique à tous les propriétaires d’entreprise qui ont des questions concernant les assurances – pas seulement aux clients de PrimaSure.

Les réponses ci-dessous portent principalement sur les produits PrimaSure. Pour plus de renseignements concernant votre contrat, contactez Nexim au 1 866 693-2342 ou à [email protected].

Les mises à pied temporaires ont-elles un impact sur la couverture d’assurance de mes employés?

Pendant une mise à pied, toutes les garanties sont maintenues, y compris l’assurance invalidité (s’il s’agit d’une prestation de votre régime), jusqu’à 3 ou 4 mois (selon votre contrat), tant que les primes continuent d’être payées.

Vous pouvez choisir l’une des options ci-dessous, mais chacune d’elles doit s’appliquer à l’ensemble de chaque catégorie d’employés:

  • Maintenir toutes les garanties de vos employés pendant la mise à pied
  • Maintenir toutes les garanties sans assurance invalidité
  • Mettre fin à toutes les garanties*
  • Suspendre le régime d’assurance collective (différent de mettre fin complètement au régime)*.
    • *Au Québec, les employés qui ne sont plus couverts par l’assurance collective de leur employeur doivent s’inscrire au régime public d’assurance médicaments via la RAMQ afin d’avoir une couverture pour leurs médicaments. Lorsqu’ils retournent au travail et sont de nouveau couverts par le régime d’assurance collective de leur employeur, ils doivent contacter la RAMQ pour l’informer qu’ils ont de nouveau accès à une assurance collective privée.

Veuillez appeler Nexim Canada avant de faire votre choix parmi les options ci-dessus. On vous indiquera les formulaires à remplir et les informations que vous devrez soumettre à l’assureur.

Quels sont les risques associés à la cessation de ma couverture d’assurance pendant la mise à pied?

À court terme, il peut sembler préférable de mettre fin à l’assurance collective des employés en période de mise à pied, mais il est important de tenir compte des points suivants qui pourraient influer sur votre décision:

  • Si l’employé décède pendant sa mise à pied, il n’y aura pas d’assurance-vie pour protéger ses bénéficiaires.
  • Un employé participant au régime qui décide de mettre fin à son assurance invalidité pendant sa mise à pied doit tenir compte des aspects suivants:
    • S’il tombe malade et n’est pas en mesure de retourner au travail une fois la mise à pied terminée, il ne sera pas admissible aux prestations d’invalidité si l’invalidité est survenue pendant la période où il n’était pas couvert; et
    • Une fois de retour au travail, les clauses préexistantes peuvent à nouveau être appliquées à la demande de prestations d’invalidité.
  • Les employés qui sont actuellement hors du pays seront laissés sans couverture pour les urgences qui se produisent.
  • Tous les employés qui décident de mettre fin à leur assurance collective de leur propre chef risquent de devoir fournir une attestation de bonne santé pour adhérer de nouveau au régime lorsqu’ils retourneront au travail.
  • S’ils renouvellent leur adhésion en dehors de la période de réadhésion prévue pour le groupe, les employés devront peut-être fournir une attestation de bonne santé.

Puis-je suspendre le régime d’assurance collective de mon entreprise?

Oui, un groupe peut décider de suspendre la couverture de tous les employés (pendant cette période, les réclamations d’assurance ne seront pas remboursées, notamment celles d’assurance-vie) pour une période pouvant aller jusqu’à 3 ou 4 mois selon son contrat. Pendant cette période, le groupe ne paiera aucune prime.

Afin d’éviter le processus de réadhésion, le groupe doit rétablir l’assurance collective avant la période de mise à pied maximale indiquée dans son contrat.

Certains de mes employés à temps plein voient leurs heures réduites à un nombre inférieur à l’exigence d’admissibilité de notre contrat. Peuvent-ils toujours être couverts?

Les employés qui ne travaillent plus le nombre d’heures minimum requis pour être admissibles au régime demeureront couverts pendant la période de mise à pied prévue dans leur régime. Après cette période, ils devront travailler les heures minimums requises pour continuer à participer au régime.

Puis-je reporter le renouvellement de notre assurance collective?

Cela dépend de votre assureur et de votre régime. Contactez Nexim pour plus d'information sur votre régime au 1 866 693-2342 ou à [email protected].

Comment les employés participant au régime d’assurance qui ont besoin de médicaments peuvent-ils éviter d’aller en personne à la pharmacie?

Il y a des pharmacies postales à votre disposition qui vous livreront des médicaments à votre porte. Les pharmacies de votre secteur peuvent également vous livrer vos médicaments sur ordonnance pour éviter qu’il y ait trop de monde dans leur établissement. Les médicaments d’entretien peuvent facilement être livrés à temps à votre porte et vos ordonnances peuvent être traitées par téléphone ou en ligne.

Un propriétaire peut-il mettre temporairement à pied ses employés tout en gardant sa propre assurance en vigueur?

Les assureurs demandent que chaque catégorie d’employés couverte par le contrat soit traitée de la même manière. Une décision doit être prise pour toute la catégorie. Dans le cas où seule une partie du personnel est mise à pied, les employés ou les propriétaires qui travaillent toujours activement peuvent continuer d’avoir accès au régime d’assurance collective comme d’habitude.

Que dois-je savoir au sujet des fraudes liées à la COVID-19?

Maintenant que de nombreuses entreprises sont fermées et que les employés travaillent de plus en plus de la maison, la cybersécurité est plus importante que jamais. On rapporte déjà des tentatives de fraude avec des courriels qui semblent envoyés par des organismes légitimes et qui utilisent la pandémie de COVID-19 pour essayer de soutirer des informations personnelles.

REMARQUE: Le gouvernement n’essaiera jamais de communiquer avec vous directement par téléphone ou par courriel pour vous offrir une aide financière.

Apprenez-en plus sur les moyens de protéger votre entreprise contre la fraude.

Comment puis-je me protéger contre l’hameçonnage?

Lorsqu’un fraudeur vous envoie un courriel en se faisant passer pour une entreprise avec une marque ou une adresse courriel que vous reconnaissez, c’est ce qu’on appelle de «l’hameçonnage». Les fraudeurs vont à la pêche en essayant de faire tomber les victimes dans leur piège en envoyant des courriels – comportant habituellement un lien vers un site Web – qui semblent provenir d’entreprises réputées. Leur but est de vous inciter à leur donner vos informations personnelles ou de vous soutirer de l’argent.

Comment prévenir l’hameçonnage?
  • Assurez-vous que le filtre antipourriel de votre boîte de courriels est activé.
  • Recherchez les signes suspects comme les fautes de frappe ou de grammaire et les images de mauvaise qualité.
  • Vérifiez l’adresse courriel – les entreprises et les organisations n’utilisent pas de compte Hotmail ou Gmail.
  • Ne tenez pas immédiatement pour acquis que les gens ou les entreprises sont ce qu’ils affirment être.
  • Ne donnez pas de renseignements personnels ou d’information sensible sur votre entreprise à moins d’être absolument certain de savoir avec qui vous faites affaire.
  • Fiez-vous à votre instinct – si vous sentez que quelque chose cloche, contactez l’entreprise directement pour savoir si le courriel est légitime.

Voyez les conseils de notre partenaire Northbridge Assurance pour vous aider à vous protéger contre l’hameçonnage.

Comment puis-je reconnaître une arnaque par téléphone ou par texto?

Les fraudeurs par téléphone essaient, en se faisant passer pour un employé du gouvernement, de vous soutirer des informations personnelles – nom complet, adresse, numéro d’assurance sociale, etc. Un vrai fonctionnaire vous fournira son nom, son numéro d’agent (s’il y a lieu), le nom de son service et l’édifice où il travaille et même un numéro de téléphone où vous pourrez le rappeler. De plus, il a déjà en main toutes vos informations.

Nous avons appris que des agents de l’ARC peuvent vous appeler pour vérifier la légitimité de votre demande de Subvention salariale d’urgence du Canada. Pour savoir si l’appel provient bien de l’ARC, vérifiez régulièrement vos comptes en ligne pour voir si vous avez reçu un avis de vérification ou toute autre communication à ce sujet. Si vous doutez de l’identité de l’appelant, ne donnez pas de renseignements personnels et dites que vous allez rappeler l’ARC à un autre moment.

Une des fraudes par téléphone qui circule en ce moment est celle d’une personne qui, se faisant passer pour un agent de l’ARC, vous menace de poursuites criminelles si vous ne payez pas immédiatement une amende, ou vous offre de vous en tirer à bon compte si vous versez de l’argent par dépôt direct. Ces fraudeurs essaient habituellement de garder leurs victimes le plus longtemps possible sur la ligne à l’aide de tactiques d’intimidation. Ils vont parfois jusqu’à prétendre qu’ils réacheminent l’appel vers une personne qui se fait passer pour un policier.

Tout comme pour la fraude par courriel, des arnaqueurs envoient par texto des liens qui mènent à des sites Web frauduleux ou téléchargent du contenu malveillant sur votre téléphone. Par exemple, des gens ont reçu un texto soi-disant de la Croix-Rouge qui indiquait de cliquer sur un lien pour obtenir gratuitement des masques de protection.

Avant de partager de l’information personnelle au téléphone ou de cliquer sur un lien vers un site sur la COVID-19, pensez-y à deux fois!

Quels sont les cyberrisques dont je devrais me méfier en cette période de pandémie?

Dans de nombreuses PME, les employés travaillent maintenant à distance pour la première fois. Si c’est le cas de votre entreprise, vous pourriez devoir faire face à une série de nouveaux cyberrisques. Notre partenaire, Northbridge Assurance peut vous aider à protéger votre entreprise et vos employés avec des fiches de prévention et des conseils gratuits:

Où puis-je trouver des ressources pour en savoir plus au sujet des fraudes?
J’ai accumulé une dette ingérable pour mon entreprise à cause de la COVID-19. Que puis-je faire?

Vous avez du mal à payer vos factures? Vous évitez les appels de l’agence de recouvrement qui vous poursuit? Si c’est devenu impossible de joindre les deux bouts, c’est peut-être le temps de faire le bilan de votre situation.

Plusieurs solutions s’offrent à vous:

  • Conseils en matière de crédit
  • Consolidation de dette
  • Proposition de consommateur ou commerciale
  • Déclarer faillite

Discutez des deux premières options avec votre institution financière. Pour en savoir plus sur les propositions de consommateur ou commerciale (en vertu de la section 1) ou voir comment déclarer faillite, faites appel à un syndic autorisé en insolvabilité (SAI). Ces professionnels dont les activités sont réglementées par le gouvernement fédéral pourront évaluer votre situation financière, vous expliquer quoi faire pour alléger votre dette et vous aider à faire des choix éclairés. Trouver un syndic autorisé en insolvabilité.

Pour en savoir plus sur la faillite et l’insolvabilité, consultez cette infographie et cette série de courtes vidéos, fournies par le Bureau du surintendant des faillites du Canada.

Qu’est-ce qu’une proposition de consommateur et une proposition commerciale?

Une proposition est une entente qui vous permet de redresser votre situation financière sans avoir à déclarer faillite. Votre syndic autorisé en insolvabilité s’occupe de faire la négociation pour vous avec vos créanciers. Dans le cadre de cette procédure, le SAI élabore une «proposition», c’est-à-dire une offre pour rembourser à vos créanciers un pourcentage du montant qui leur est dû ou pour rééchelonner le montant de la dette, voire les deux. Vos créanciers voteront pour accepter ou rejeter la proposition. Si elle est acceptée, vos créanciers pourront récupérer une partie de la dette que vous leur devez, alors que si vous déclarez faillite, ils risquent de tout perdre.

Il existe deux types de propositions:

  1. Proposition de consommateur: les dettes d’un particulier ne doivent pas dépasser 250 000 $ (hypothèque exclue).
  2. Proposition commerciale (en vertu de la section I): pour les entreprises et les particuliers (quel que soit le montant de la dette).

Une fois que les modalités de la proposition sont respectées, le débiteur est libéré par la loi de l’obligation de rembourser les dettes visées par la proposition.

La proposition sera inscrite à votre dossier de crédit. Si vous avez de bons antécédents en matière de paiements, vous pourrez plus facilement faire remonter votre cote de crédit.

Quels sont les différents types de faillite?

La faillite est une procédure juridique structurée et formelle qui vous libère de l’obligation de rembourser vos dettes. Elle vous permet de remettre vos finances sur la bonne voie, mais elle a aussi des limites et des répercussions à long terme. Elle est d’ailleurs souvent envisagée comme une solution de dernier recours une fois que toutes les autres options de refinancement ont été épuisées ou après avoir déposé une proposition.

Il existe 3 types de faillite:

  1. Faillite personnelle: Au Canada, c’est le type de faillite le plus courant. En général, elle a lieu quand un particulier n’a plus de revenus, est dans l’impossibilité de payer ses dettes, a trop emprunté d’argent ou se sert uniquement de ses cartes de crédit pour toutes ses dépenses quotidiennes.
  2. Faillite d’entreprise: La faillite des entreprises à propriétaire unique et des sociétés de personnes qui ne sont pas constituées en personne morale est traitée de la même manière qu’une faillite personnelle. Les actifs et les dettes de l’entreprise sont considérés comme des actifs et des dettes personnels du propriétaire. Ses actifs personnels, par exemple, sa maison ou sa voiture, peuvent être saisis si l’entreprise est dans l’incapacité de respecter ses obligations financières.
  3. Faillite corporative: Sont visées les entreprises constituées en personne morale. Dans ce cas, les actifs du propriétaire ne risquent pas d’être saisis.

Une fois que vous avez déclaré faillite, vos créanciers ne peuvent se saisir de vos actifs ou de vos stocks ni d’ailleurs de vos salaires si vous trouvez un emploi. Votre syndic autorisé en insolvabilité s’occupera de vendre vos actifs, notamment ceux acquis durant votre faillite, mais pas ceux qui sont ceux visés par une exemption prévue par les lois provinciales et fédérales. Les fonds générés par la vente de vos actifs seront détenus en fiducie par votre SAI afin d’être remis vos créanciers.

Sachant qu’il sera indiqué dans votre dossier que vous avez fait faillite, vous aurez plus de mal à obtenir un prêt. Pour redorer votre blason, vous devrez probablement remplir certaines obligations, par exemple assister à des séances de conseils financiers et présenter tous les mois un état de vos revenus à votre syndic.

Pour plus de précisions sur l’impact d’une faillite sur les comptes de programme (ARC) des entreprises à propriétaire unique, des sociétés de personnes et des sociétés, consultez Faillite – structures d’entreprise.

Ressources supplémentaires

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