Pour aider vos employés à se sentir en sécurité

Si en temps normal, gérer des employés peut être difficile, lorsqu’il y a une pandémie, les choses peuvent se compliquer grandement. Dans cette page, nos conseillers répondent à certaines des questions qui reviennent le plus souvent au sujet des mises à pied, du retour au travail, de la santé mentale ou encore des mesures de protection.

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Ressources humaines

Si mes employés sont mis à pied, peuvent-ils travailler pendant qu’ils reçoivent des prestations d’assurance-emploi (AE) ou de la PCRE?

Le programme Travail pendant une période de prestations permet aux employés de travailler tout en recevant des prestations d’assurance-emploi. Pour chaque dollar qu’il gagne, un employé peut conserver 50 cents de ses prestations d’AE jusqu’à concurrence de 90% de sa rémunération hebdomadaire d’avant sa mise à pied. Au-delà de 90%, les prestations sont déduites dollar pour dollar.

Vos employés peuvent également travailler tout en recevant des prestations d’AE s’ils le font dans le cadre du programme Travail partagé.

Le programme Travail partagé est un accord tripartite entre l’employé, l’employeur et Service Canada qui nécessite environ 30 jours de négociation. Si vous avez déjà conclu un accord de travail partagé dans le passé, Service Canada renonce aux 30 jours de négociation.

Un employé qui bénéficie de la Prestation canadienne de la relance économique (PCRE) peut gagner jusqu’à 38 000$/année et conserver ses prestations. Au-delà de ce plafond, il devra rembourser 0,50$ de PCRE pour chaque dollar gagné.

L’échéance de la mise à pied temporaire de mon employé approche, et la réglementation provinciale entraînera alors son licenciement automatique. Que dois-je faire?

Dans certaines provinces et certains territoires, l’employeur et l’employé peuvent demander une dérogation pour prolonger une mise à pied temporaire. Pour savoir si et comment vous pouvez déposer une demande à cet effet, communiquez avec les normes du travail ou d’emploi de votre province.

Le programme Travail partagé permet aux employeurs de réduire de 60 % l’horaire de travail de leurs employés (de 40 h à 16 h par semaine), et le gouvernement compense le revenu de l’employé via le programme d’assurance-emploi. Pour y être admissible, il faut qu’au moins deux de vos employés travaillent dans un même service et acceptent la réduction d’horaire.

Selon votre province ou territoire, vous pourriez avoir le droit d’organiser une «rotation de mises à pied». Par exemple, chaque employé pourrait alterner entre quatre semaines de travail et quatre semaines de mise à pied.

Ces possibilités nécessitent la collaboration de l’employé. S’il les refuse et que sa mise à pied temporaire arrive à terme, vous pourriez n’avoir d’autre choix que de la rendre permanente. Si c’est ce qui arrive et que vous n’avez ni payé l’employé ni donné de préavis au moment de la mise à pied, vous devrez remplir cette obligation et possiblement, selon votre région, lui verser une indemnité de départ.

Habituellement, les mises à pied permanentes ne sont pas la meilleure solution pour aucune des deux parties (chercher un nouvel emploi, perdre ses avantages sociaux, former un nouvel employé, verser une indemnité de départ, etc.). On ne peut trop insister sur l’importance de communiquer de façon claire, concise et transparente: vos employés doivent sentir que leurs intérêts sont tout autant importants que les vôtres et que les suggestions ci-dessus leur seront profitables.

Remarque: Dans tous les cas présentés ci-dessus, les normes du travail ou d’emploi de votre province limitent vos options. Pour cette raison, nous vous suggérons fortement de contacter un de nos conseillers aux entreprises pour discuter de votre situation et déterminer la meilleure façon de procéder.

Puis-je licencier un employé pendant la pandémie?

La décision de licencier un employé n’est jamais facile à prendre, à plus forte raison pendant une pandémie. Avant de procéder, il est important de tenir compte:

  • Des normes du travail ou d’emploi
  • Des droits de la personne
  • De la common law (hors Québec)
  • Des ordonnances temporaires concernant la COVID-19 dans votre région

Si vous souhaitez licencier un employé, communiquez avec un conseiller FCEI pour discuter de votre situation et connaître vos droits et vos obligations.

Que puis-je faire si un employé refuse de retourner au travail?

Il y a plusieurs raisons qui expliquent qu’un employé ne peut pas ou ne veut pas revenir au travail, mais les plus courantes sont la peur de tomber malade et le fait de prendre soin de personnes à charge ou à risque (enfants ou parents) ou d’habiter avec eux.

Si un de vos employés refuse de revenir au travail, discutez avec lui pour connaître sa situation et ses besoins. Est-ce une question de santé et sécurité au travail ou parce qu’il doit être disponible pour s’occuper d’un enfant ?

Déterminez si votre entreprise est en mesure d’offrir des accommodements à cet employé. La santé et la sécurité au travail doivent être la priorité de l’employeur et la responsabilité de tous ceux qui sont présents sur le lieu de travail. Si vous avez la possibilité d’offrir des accommodements pour répondre à des inquiétudes raisonnables, vous avez l’obligation de le faire tant qu’il n’en résulte pas une contrainte excessive pour votre entreprise, p. ex. :

  • Fournir de l’équipement de protection individuelle (ÉPI)
  • Permettre le télétravail
  • Permettre à l’employé d’avoir recours à un congé provincial, territorial ou fédéral avec protection de l’emploi (s’il y a lieu).

Maintenez la communication avec votre employé. Demandez-lui d’écrire les raisons de son refus de travailler et conservez les preuves des mesures d’accommodement que vous pouvez prendre ou que vous mettrez en place.

Il encore plus important de documenter vos faits et gestes lorsqu’un employé ne répond pas à votre demande de retour au travail.

Il est important de se rappeler que la démission d’un employé ne se présume pas. Ainsi, le refus d’une personne de se présenter au travail ou son absence sans justification ni lettre de démission ne peut pas être automatiquement interprété comme un départ volontaire.  

Si vous êtes dans l’impossibilité de joindre un employé, vous êtes tenu de communiquer avec lui de façon vérifiable, comme par courrier recommandé. La lettre doit évoquer votre inquiétude à l’égard de l’employé et lui demander de vous donner des nouvelles. Elle ne doit en aucun cas comporter des menaces ni faire de suppositions. Si l’employé persiste à ne pas répondre, il faut continuer à consigner l’absence de réponse avant d’envisager l’abandon d’emploi ou la non-exécution du contrat. De telles situations doivent être gérées au cas par cas. Au besoin, contactez nos conseillers aux entreprises ou un avocat en droit du travail.

Mon employé a peur d’être contaminé par la COVID-19 s’il revient travailler et exerce son droit de refuser d’exécuter un travail non sécuritaire. Que dois-je faire?

Les lois sur la santé et la sécurité prévoient qu’un employé a le droit de refuser de travailler s’il a des raisons de croire que sa santé ou sa sécurité est en péril. La santé et la sécurité au travail doivent être la priorité de l’employeur et la responsabilité de tous ceux qui sont présents sur le lieu de travail.

Il est important de discuter avec votre employé pour connaître ses inquiétudes. Rappelez-lui les mesures préventives que vous avez mises en place et les produits de sécurité que vous mettez à sa disposition. Demandez-lui également ce qui pourrait le faire se sentir plus en sécurité. En l’incluant dans vos décisions, il aura le sentiment que vous tenez compte de ses points de vue et que sa sécurité est réellement votre priorité.

Selon la loi, vos employés sont tenus de signaler les situations dangereuses à leur superviseur. Vous devez ensuite prendre les moyens qui s’imposent pour les corriger en enquêtant ou en demandant à votre comité ou votre représentant de santé et sécurité de le faire.

Si après votre employé se sent toujours en péril, même après les mesures d’accommodement, vous devrez peut-être lui demander de vous fournir sa plainte par écrit et faire appel à la commission de santé et sécurité du travail ou au ministère du Travail pour qu’un inspecteur vienne enquêter et rende une décision. Si la plainte est jugée raisonnable, vous devrez offrir un accommodement à l’employé. Si elle est jugée déraisonnable, vous pourrez demander à l’employé de revenir travailler.

Avoir une politique de santé et sécurité sur la COVID-19 ou un plan opérationnel vous aidera à montrer clairement les mesures que vous avez prises pour assurer la sécurité de vos travailleurs, de vos clients et de vos fournisseurs. Dans certaines provinces ou certains territoires, une entreprise ne peut rouvrir ses portes avant d’avoir mis en place une telle politique ou un plan opérationnel pour gérer la COVID-19. Pour connaître les exigences de votre province ou territoire, communiquez avec un de nos conseillers.

Quelles sont les nouvelles exigences de déclaration pour les feuillets T4 de 2020?

Pour l’année d’imposition 2020, l’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que de nouveaux montants soient déclarés sur le feuillet T4, État de la rémunération payée. Ces exigences s’appliquent à tous les employeurs et aideront l’ARC à valider les paiements de la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC), de la Prestation canadienne d’urgence (PCU) et de la Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants (PCUE).

En plus du revenu d’emploi à la case 14 ou au moyen du code 71, les employeurs doivent déclarer tous les revenus d’emploi (y compris les paiements rétroactifs) versés à leurs employés au cours de l’une des quatre périodes ci-dessous en utilisant les nouveaux codes suivants:

  • Code 57: Revenus d’emploi – Du 15 mars au 9 mai 2020
  • Code 58: Revenus d’emploi – Du 10 mai au 4 juillet 2020
  • Code 59: Revenus d’emploi – Du 5 juillet au 29 août 2020
  • Code 60: Revenus d’emploi – Du 30 août au 26 septembre 2020

Par exemple, si vous déclarez un revenu d’emploi pour la période du 25 avril au 8 mai, payable le 14 mai, utilisez le code 58.

Les critères d’admissibilité pour la PCU, la SSUC et la PCUE sont fondés sur le revenu d’emploi pour une période de paie déterminée. Avec ces nouvelles exigences, vous devez déclarer le revenu ou les paiements rétroactifs versés au cours des périodes ci-dessus.

Alors que l’année tire à sa fin, n’oubliez pas que vous devez fournir un feuillet T4 à chaque employé rémunéré en 2020. En cas d’oubli, des pénalités pourraient s’appliquer.

Pour en savoir plus sur les exigences de déclaration pour les feuillets T4, veuillez consulter la page de l’ARC Renseignements à l'intention des employeurs.

Suis-je obligé de produire un relevé d’emploi ?

Vous devez produire un relevé d’emploi dès qu’un employé a une interruption de rémunération de 7 jours ou plus. C’est-à-dire lorsque pendant 7 jours consécutifs il n’a pas de travail, ni de rémunération assurable ou lorsqu’il gagne moins de 60% de sa rémunération hebdomadaire normal en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une mise en quarantaine, d’une grossesse, etc.

Si vous produisez les relevés par voie électronique, vous devez le faire dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l’interruption de la rémunération a eu lieu. Si vous optez pour les relevés papier, vous devez les produire soit dans les 5 jours civils qui suivent l’interruption de rémunération ou à la date à laquelle vous avez pris connaissance de cette interruption.

Service Canada offre un guide case par case pour remplir le relevé d’emploi. Voici les codes les plus courants utilisés pendant la pandémie:

CODE A

Manque de travail (Mise à pied)

Lorsque vous mettez des employés à pied en raison d’un manque de travail ou d’une fermeture temporaire de l’entreprise.

CODE D

Maladie ou blessure

Lorsque l’employé est absent parce qu’il est malade, en quarantaine ou en auto-isolement

CODE E

Départ volontaire

Lorsque l’employé démissionne ou refuse de se présenter au travail.

CODE H

Travail partagé

Lorsque vous avez reçu l’autorisation de participer au programme Travail partagé et que l’employé doit faire sa demande de prestations.

CODE N

Congé sans solde

Peut être utilisé lorsque l’employé ne peut pas travailler, par exemple s’il doit rester chez lui pour s’occuper de ses enfants en raison des fermetures d’écoles ou de garderies.

N’INSCRIVEZ RIEN dans la section des commentaires. Cela aurait pour effet de ralentir le traitement du relevé qui devra être revu manuellement.

Émettre un RE lorsqu’un employé refuse de se conformer à une politique de vaccination obligatoire

Quand l’employé ne se présente pas au travail parce qu’il refuse de se conformer à votre politique de vaccination obligatoire, utilisez le code E (départ volontaire) ou le code N (congé) dans la case 16 du RE.

Quand vous suspendez un employé ou mettez fin à son emploi parce qu’il ne se conforme pas à votre politique de vaccination obligatoire, utilisez le code M (congédiement) dans la case 16 du RE. (Important: Nous vous recommandons fortement de demander un avis juridique avant de congédier un employé qui refuse de se conformer à une politique de vaccination.)

Si vous utilisez ces codes, vous pourriez recevoir un appel de Service Canada pour déterminer:

  • si vous aviez adopté une politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19 et que vous l’aviez communiquée de façon claire à tous les employés
  • si les employés ont été informés que le non-respect de la politique mènerait à la perte de leur emploi
  • si l’application de la politique à l’employé était raisonnable dans le contexte du lieu de travail
  • s’il y avait des exemptions pour les employés qui refusent de se conformer à la politique

Mes employés travaillent maintenant de la maison: comment faire pour que ça fonctionne bien?

La pandémie de COVID-19 a forcé un grand nombre d’entreprises à se tourner vers le travail à domicile. Par chance, de nos jours, il est facile de maintenir la productivité, même si les membres de votre équipe sont dispersés.

  • Restez en contact: la communication est plus importante que jamais. Le courriel est une bonne option, mais regardez aussi du côté des plateformes en ligne comme Teams de Microsoft, Slack, Skype ou Workplace de Facebook pour permettre les messages instantanés. En créant des groupes de discussion, vos équipes peuvent tenir des réunions virtuelles et même faire des appels-conférences, sans passer par le téléphone.
  • Fixez des attentes claires: est-ce qu’il est plus important pour vous que vos employés travaillent un certain nombre d’heures ou qu’ils accomplissent certaines tâches? À quelle fréquence doivent-ils manifester leur présence? Tenez compte du fait qu’ils peuvent avoir des distractions inévitables comme s’occuper des enfants parce que les écoles sont fermées.
  • Assurez-vous que vos employés ont ce dont ils ont besoin: tout le monde n’est pas équipé pour travailler de la maison, alors vérifiez que chacun a bien les outils nécessaires pour accomplir ses tâches. Ne tenez pas pour acquis que tous vos employés ont un téléphone fixe, une imprimante, une connexion Internet rapide, etc.
  • Soyez patient: nous vivons une période incroyablement bouleversante pour tout le monde et certains employés s’adapteront mieux que d’autres. Soyez compréhensif pour ceux qui manifestent beaucoup de stress et travaillez avec eux pour trouver des solutions.

Qu’en est-il des travailleurs détenteurs de permis de travail ouverts et des étudiants internationaux?

Les détenteurs d’un permis de travail ouvert, les étudiants internationaux et les détenteurs d’un permis de travail lié à un employeur donné peuvent entrer au Canada, malgré les mesures de restrictions aux frontières, mais ils doivent rester en auto-isolement pendant 14 jours.

Qu’arrivera-t-il à mes travailleurs étrangers temporaires (TET) qui sont venus au Canada dans le cadre d’une Étude d’impact sur le marché du travail (EIMT)?

Dans le budget fédéral déposé le 19 avril 2021, le gouvernement propose de prolonger le programme et d’offrir:

  • 1 500$ par travailleur jusqu’au 15 juin 2021 pour compenser les coûts de la période d’isolement de 14 jours.
  • 2 000$ aux employeurs dont les travailleurs sont tenus de faire leur quarantaine dans un endroit approuvé par le gouvernement.
  • 750 $ par travailleur après le 15 juin 2021, jusqu’à la fin du programme le 31 août 2021.

Le gouvernement du Canada versera 1 500$ par travailleur étranger temporaire aux employeurs du secteur de l’agriculture pour les aider à payer le coût des 14 jours d’isolement obligatoire pour tous les travailleurs arrivant de l’étranger.

Les demandes pour le Programme d’aide pour l’isolement obligatoire des travailleurs étrangers temporaires sont acceptées jusqu’au 31 août 2021 et se font sur le site du ministère de l’Agriculture.

Voici vos responsabilités en tant qu’employeur:

  • Honorez la période d’emploi de vos travailleurs, qui doit commencer à leur arrivée au Canada.
  • Payez-leur leur rémunération et fournissez-leur les avantages sociaux durant leur période d’auto-isolement:
    • Cela concerne plus précisément vos employés faisant partie du Programme des travailleurs agricoles saisonniers.
    • Pour les autres types de travailleurs, vous devez leur payer au moins 30 heures par semaine, selon le taux horaire indiqué dans l’Étude d’impact sur le marché du travail.
  • Vous pouvez retenir sur la paie les montants prévus au contrat (assurance-emploi, logement, transport, etc.) conformément aux exigences applicables du volet TET du Programme.
  • Vous ne pouvez retenir aucun montant supplémentaire lié à la période d’auto-isolement.
  • Gardez une preuve des salaires que vous avez versés.
  • Vous ne pouvez pas autoriser un travailleur étranger à travailler pendant la période d’auto-isolement même s’il le demande. La seule exception possible est si l’administrateur en chef de la santé publique juge qu’il fournit un service essentiel. Le travailleur ne peut effectuer aucune autre tâche que celles approuvées par l’administrateur en chef de la santé publique.
  • Vous devez surveiller régulièrement la santé de tout travailleur en auto-isolement ou qui tombe malade après une période d’auto-isolement.
    • Pendant la période d’auto-isolement, demandez chaque jour à vos travailleurs – par téléphone, par courriel ou en personne, si nécessaire, en restant à 2 mètres de distance – s’ils éprouvent des symptômes.
    • Conservez dans un registre les réponses reçues.
  • Si un de vos travailleurs présente des symptômes, vous devez:
    • Prendre immédiatement des mesures pour l’isoler des autres employés
    • Contacter les responsables de la santé publique de votre région
    • Signaler la situation auprès de son consulat (suggestion).
  • Mettez à la disposition de vos travailleurs tout ce qu’il faut pour avoir une bonne hygiène:
    • Des installations pour se laver les mains
    • Du savon
    • Du désinfectant à base d’alcool s’il n’y a pas de lavabo et que les mains ne sont pas sales.
  • Fournissez-leur des renseignements sur la COVID-19 le premier jour de leur période d’auto-isolement ou avant. Ces renseignements doivent être communiqués:
    • Si possible, dans une langue qu’ils comprennent. L’Agence de la santé publique du Canada offre des documents dans plusieurs langues que vous pouvez obtenir en contactant le 1 833 784-4397 ou phac.covid19.aspc@canada.ca.
    • Par écrit ou oralement (par téléphone) selon ce qui convient.
  • Signalez à la police locale toute infraction à la Loi sur la mise en quarantaine, y compris les cas de travailleurs qui ne respectent pas la période obligatoire d’auto-isolement.
  • Respectez toutes les lois fédérales et provinciales/territoriales sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les exigences de santé publique des divers niveaux de gouvernement.

Voici des critères additionnels à respecter si vous offrez un logement à vos travailleurs étrangers temporaires:

  • Logez les travailleurs en auto-isolement dans des logements distincts de ceux où se trouvent les travailleurs qui n’ont pas besoin de s’auto-isoler.
  • Vous pouvez loger ensemble les travailleurs en auto-isolement, mais le logement doit permettre à chacun de conserver en tout temps une distance de 2 mètres. Si ce n’est pas possible, vous pouvez envisager d’autres solutions d’hébergement (par exemple un hôtel).
    • Remarque: Si de nouveaux travailleurs sont logés avec d’autres qui se trouvaient déjà en auto-isolement, le compteur est remis à zéro à partir du jour d’arrivée du dernier travailleur.
  • Nettoyez et désinfectez régulièrement les surfaces dans les logements. Nettoyez et désinfectez les surfaces des salles de bain, des cuisines et des espaces communs au moins une fois par jour et tenez un registre de toutes les opérations de nettoyage.
    • Les travailleurs peuvent s’en occuper eux-mêmes parce que ce sont des services essentiels. Vous pouvez aussi faire appel à des services de nettoyage professionnels si vous préférez.
    • Vous devez fournir tout le nécessaire de nettoyage: papier absorbant, produits ménagers nettoyants et désinfectants, savon à vaisselle, savon à lessive, etc.
    • Il est suggéré d’afficher de l’information à l’intention des travailleurs sur la prévention de la propagation de la COVID-19 et les meilleures pratiques pour garder les lieux propres:
      • dans les salles de bain, les cuisines et les espaces communs.
      • dans la langue des travailleurs.
    • Le logement doit empêcher le travailleur en auto-isolement d’entrer en contact avec des personnes âgées (65 ans et plus) ou des personnes ayant des problèmes de santé qui risquent de contracter la maladie sous une forme grave. Par exemple, l’aide familiale d’une personne âgée doit être hébergée dans un logement distinct tout au long de la période d’auto-isolement.

Suis-je obligé de mettre des mesures préventives en place dans mon lieu de travail?

Les règles sur la santé et la sécurité exigent que vous fournissiez un lieu de travail sécuritaire à vos employés. Dans plusieurs provinces, la santé publique a mis en place des règles imposant le port du masque, la distanciation physique et une limite au nombre d’employés sur les lieux de travail. Il est important de tenir compte des exigences s’appliquant à votre région.

Voici quelques mesures préventives essentielles qui sont peut-être déjà obligatoires en raison d’une ordonnance de santé publique. Assurez-vous que vos employés disposent d’endroits fonctionnels et facilement accessibles pour se laver les mains et encouragez-les à respecter les bonnes règles d’hygiène.

  • Veillez à ce que les employés connaissent les symptômes et les risques du virus.
  • Revoyez vos politiques et vos protocoles internes avec votre comité ou votre représentant de santé et sécurité (si cela s’applique à votre entreprise).
  • Affichez les mesures de sécurité et encouragez vos employés à les suivre.
  • Permettez le télétravail lorsque c’est possible. Informez-en vos employés, ils seront ainsi plus à l’aise de le faire s’ils se sentent malades.
  • Mettez des produits de sécurité à la disposition de votre personnel: désinfectant pour les mains, lingettes désinfectantes, gants, etc.).
  • Portez une plus grande attention au nettoyage des lieux: désinfectez les poignées de porte, les claviers, les téléphones, etc.

Remarque: ces mesures aident également à prévenir la propagation d’autres infections comme le rhume, la grippe et la gastro.

Dois-je mettre en place une politique sur les congés de maladie dus au coronavirus?

Avoir une politique sur les congés de maladie ou l’absentéisme est une bonne chose en tout temps pour une entreprise, pas seulement quand il y a une pandémie. En informant clairement vos employés sur ce à quoi ils ont droit, en fonction des normes du travail ou d’emploi et de vos politiques internes, vous leur permettez de savoir à quoi s’attendre et réduisez les risques de confusion et de frustration.

Remarque: Depuis le 1er juillet, toutes les entreprises de la Colombie-Britannique doivent avoir un plan de prévention des maladies transmissibles.

Travail sécuritaire NB recommande aux entreprises du Nouveau-Brunswick de mettre en place une politique sur les maladies transmissibles.

Avoir une politique sur les maladies transmissibles est une bonne chose pour toutes les entreprises. Les membres FCEI peuvent télécharger notre modèle à personnaliser dans la banque de ressources du portail des membres.

Mon employé a voyagé à l’extérieur de la province. Dois-je lui demander de s’isoler à son retour?

Certains gouvernements provinciaux imposent une période d’auto-isolement de 14 jours à toute personne qui revient de l’extérieur de la province. Si c’est le cas de votre gouvernement, votre employé est donc obligé de s’isoler.

Si votre province n’impose pas une telle mesure, vous pouvez indiquer vos attentes en matière d’auto-isolement dans votre politique sur les voyages. Vous êtes responsable de la santé et de la sécurité de vos employés et vous pouvez leur demander de rester à la maison si vous avez des motifs suffisants pour le faire. Si vous exigez d’un employé qu’il s’auto-isole lorsque le gouvernement ne l’impose pas, vous devrez peut-être le payer quand même. Nous vous conseillons de consulter un avocat si cette situation se présente pour vous assurer que vous n’enfreignez pas les normes du travail ou d’emploi.

Au Québec, la CNESST a confirmé que vous n’avez pas à rémunérer un employé qui ne fournit pas de prestation de travail.

Santé et sécurité du travail

Puis-je obliger mes employés à se faire vacciner contre la COVID-19?

Mettre en place une politique sur la vaccination est un délicat exercice d’équilibre entre assurer la sécurité des employés et des clients, et le respect à la vie privée des travailleurs. Il faut également tenir compte des droits de la personne – certains employés pourraient ne pas vouloir se faire vacciner pour des raisons religieuses ou de santé.

Un travailleur qui ne peut se faire vacciner en raison de son état de santé ou de ses croyances religieuses pourrait porter plainte en disant que l’obliger à se faire vacciner va à l’encontre de ses droits et est discriminatoire. Dans cette situation, vous aurez l’obligation de démontrer que la vaccination est une exigence professionnelle justifiée et vous devrez offrir des accommodements ou des mesures d’adaptation à cet employé (tant que ces mesures ne causent pas une contrainte excessive à votre entreprise). Par exemple, vous pourriez l’exempter de l’obligation de se faire vacciner, lui permettre de travailler à distance, lui demander de continuer à porter l’équipement de protection individuelle (ÉPI) requis, etc.

Si vos employés ne sont pas syndiqués et que vous mettez en place une politique de vaccination obligatoire, vous pourriez faire face à une poursuite pour congédiement déguisé. S’ils sont syndiqués, vous vous exposez au dépôt d’un grief de principe au motif que la politique est déraisonnable. Et employés syndiqués ou non, vous pourriez être visé par une plainte en matière des droits de la personne si vous ne tentez pas d’offrir des accommodements ou des mesures d’adaptation aux employés qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des raisons de santé ou religieuses.

En ce qui concerne le respect à la vie privée, vous devrez vous assurer que vous recueillez les renseignements personnels dans le respect des lois.

Vous devrez également prévoir comment vous allez réagir si un employé refuse de se faire vacciner pour des raisons personnelles. Lui imposeriez-vous des mesures disciplinaires ou non?

Nous avons présenté un webinaire sur la COVID-19, la vaccination et les milieux de travail en compagnie de deux avocats du cabinet Loranger Marcoux. Vous pouvez le visionner sur notre chaîne YouTube.

Avant de mettre en place une politique sur la vaccination obligatoire, tenez compte de ceci:

  • Est-ce que votre entreprise sert une population vulnérable?
  • Quelle est la nature et la durée des contacts de l’employé avec cette clientèle? Évaluez le risque associé à chaque poste – peut-être vaut-il mieux éviter une politique mur-à-mur qui s’applique à tous les employés.

En raison de la complexité de la situation et des plaintes potentielles, il est fortement recommandé de consulter un avocat avant de mettre une politique sur la vaccination en place dans votre entreprise.

Si vous êtes membre FCEI, vous pouvez télécharger notre modèle de politique sur la vaccination dans la banque de ressources située dans le portail des membres. Notez toutefois qu’en raison des implications juridiques, nos conseillers ne sont pas en mesure de vous aider à l’adapter à votre entreprise. Pour le faire, il est conseillé de consulter un avocat.

Comment se procurer des tests de dépistage rapide en milieu de travail?

Il y a différentes façons de mettre en place des tests de dépistage rapide en milieu de travail.

Le gouvernement fédéral a lancé une initiative qui permet aux PME et aux organisations d’obtenir des tests de dépistage rapide par l’intermédiaire de l’un de ses partenaires de distribution:

  • les pharmacies Shoppers Drug Mart en Ontario, en Alberta et au Manitoba;
  • d’autres pharmacies dans le pays;
  • les chambres de commerce de l’Ontario, de l’Alberta, du Nouveau-Brunswick et de la Nouvelle-Écosse;
  • les gouvernements provinciaux et territoriaux.

Les organisations à but non lucratif ou caritatives et celles des communautés autochtones peuvent se procurer des tests de dépistage rapide auprès de la Croix-Rouge canadienne.

Vous trouverez les détails du programme ici.

Il est important de noter que vous devrez suivre une formation avant d’utiliser ces tests en milieu de travail. La participation est habituellement volontaire et n’exige aucune preuve de vaccination. Vous ne pouvez pas limiter le dépistage aux personnes non vaccinées, car cela pourrait être considéré comme discriminatoire en vertu des droits de la personne.

Comme il s’agit d’informations sur la santé, celles-ci doivent demeurer confidentielles. Si un employé obtient un résultat positif, vous devez mettre en place une procédure pour ne pas révéler son identité. Vous devrez également déterminer comment vous aviserez les employés qui ont potentiellement été en contact avec cette personne, en plus d’établir des procédures de nettoyage et de désinfection pour prévenir la propagation du virus.

Veuillez également noter que le fait de faire passer un test de dépistage à un employé peut être considéré comme un acte médical. Vous pourriez recevoir une plainte en vertu des normes du travail, voire des droits de la personne, même si votre organisation a adopté une politique adéquate et que vous procédez de la bonne façon. Si vous souhaitez participer à ce programme, nous vous recommandons de contacter votre bureau de santé publique et un avocat.

Même si vous participez au programme de dépistage rapide, vous devrez continuer d’appliquer les mesures sanitaires en vigueur dans votre province.

Colombie-Britannique: Les entreprises peuvent obtenir des tests antigéniques rapides auprès de l’Autorité provinciale des services de santé, qui fournira la formation et le soutien nécessaires. Cliquez ici pour en savoir plus (en anglais seulement).

Alberta: Les entreprises peuvent s’inscrire au programme de dépistage rapide. Les directives et la marche à suivre se trouvent ici (en anglais seulement).

Saskatchewan: Les PME peuvent demander des trousses de dépistage rapide à l’Autorité de la santé de la Saskatchewan.

Manitoba: La province a mis sur pied un programme de dépistage rapide des personnes asymptomatiques pour faciliter le dépistage en milieu de travail.

Ontario: Le Programme provincial de dépistage des antigènes (PPDA) offre des trousses de dépistage rapide aux entreprises respectant certains critères d’admissibilité. L’information sur le PPDA se trouve ici.

Québec: Les entreprises peuvent se procurer des tests de dépistage auprès du Ministère de la Santé et des Services sociaux.

Nouveau-Brunswick: Les entreprises peuvent obtenir des trousses de dépistage rapide par l’intermédiaire des chambres de commerce participantes de la province. Le gouvernement a créé un document d’information à cet effet.

Nouvelle-Écosse: Les chambres de commerce participantes de la province distribuent également des trousses aux entreprises dans le cadre du programme de dépistage rapide.

Les entreprises de l’Île-du-Prince-Édouard et de Terre-Neuve-et-Labrador peuvent vérifier leur admissibilité au programme de dépistage rapide en remplissant le formulaire du gouvernement fédéral.

Comment gérer la santé mentale de mes employés et réduire leur anxiété lorsqu'ils reviennent au travail?

En tant que propriétaire d’entreprise, vous pourriez avoir du mal à faire revenir vos employés au travail pendant la pandémie. Certains peuvent être anxieux et stressés, même ceux qui n’ont jamais éprouvé de tels problèmes par le passé. Qu’ils soient inquiets à l’idée de s’exposer ou d’exposer leur famille au virus, ou encore nerveux d’interagir avec la clientèle dans ce contexte, leurs craintes sont légitimes, et les employeurs ont l’obligation de soutenir leurs employés. Au moment de préparer votre réouverture ou vos directives et mesures de sécurité, n’oubliez pas de passer aussi un peu plus de temps avec votre personnel.

La planification et la communication sont primordiales. Élaborer un plan pour le milieu de travail est une approche possible qui n’a pas besoin d’être compliquée. Voici quelques propositions pour votre plan:

  • Organiser une vidéoconférence Zoom ou un pique-nique (à une distance sécuritaire) dans un parc pour briser la glace avant la réouverture.
  • Faire revenir les employés sur le lieu de travail quelques jours avant la réouverture ou les rencontrer individuellement.
  • Impliquer votre représentant ou comité en santé et sécurité dans le processus.
  • Faire participer vos employés aux préparatifs de réouverture pour qu’ils se sentent en contrôle de la situation ou, du moins, qu’ils aient l’impression de se protéger et de protéger leurs collègues.
  • Faire des sondages anonymes pour savoir comment se sentent vos employés.
  • Fournir les coordonnées de ressources où ils peuvent trouver de l’aide.

Il y a beaucoup de façons de répondre aux besoins de vos employés, alors n’hésitez pas à sortir des sentiers battus. Par exemple, vous pourriez miser sur le renforcement d’équipe qui permet à chacun de mettre son grain de sel. Cette approche requiert toutefois un peu de flexibilité de votre part pour inclure les suggestions de votre équipe. Peu importe ce que vous choisirez, laissez vos employés s’exprimer et faites-leur savoir que vous êtes là pour les aider à surmonter les défis. Nous savons tous que ce que nous vivons est hors du commun et que plus votre équipe sera préparée, plus elle pourra offrir un service de qualité.

Rappelez-vous que vos employés ne réagiront pas tous de la même façon devant la situation. Certains vivront beaucoup de peur et d’anxiété alors que d’autres pas du tout. Vous devez donc penser les choses en fonction de chaque employé et de l’ensemble du groupe aussi. Quels problèmes anticipez-vous? Comment pouvez-vous les prévenir? Voici quelques ressources qui pourraient vous être utiles, à vous et à vos employés:

Parlez de ces ressources à vos employés, imprimez-les et placez-les dans la salle de pause ou publiez-les dans votre intranet (si vous en avez un). Ces ressources qui proviennent d’organismes fiables peuvent aider vos employés à se poser les bonnes questions avant de revenir au travail, mais également à savoir communiquer et surmonter leurs peurs. De l’information pertinente, claire et provenant de sources crédibles communiquée sur une base régulière peut aider à réduire le stress et l’anxiété.

Vous aurez peut-être des cas très compliqués à gérer et à des moments difficiles. Si vous ou un de vos employés éprouvez de la détresse, appelez sans tarder un centre d’aide de votre région. Si vous avez plutôt besoin de services d’urgence, n’hésitez pas à appeler le 911 (ou le numéro d’urgence de votre région si la ligne 911 n’est pas offerte). Nos conseillers sont aussi là pour vous aider au besoin. 

Autre ressource:

Je suis propriétaire d’entreprise. Comment puis-je gérer mon stress?

Comme propriétaire d’entreprise, beaucoup de gens dépendent de vous: vos employés, vos fournisseurs, les organismes sportifs et de bienfaisance de votre ville, votre famille. Vous êtes devenu un expert dans bien des domaines des affaires, mais même lorsque l’économie se porte bien, la gestion d’une entreprise peut s’avérer tout un défi. Et ça, c’est sans compter la COVID-19! Vous essayez de garder les finances de votre entreprise à flot, d’apaiser les doutes et les peurs de vos employés, de soutenir votre communauté et de passer un peu de temps avec votre famille. Mais, vous, qui s’occupe de vous?

Depuis le début de la pandémie, nous avons parlé d’à peu près tous les sujets imaginables avec des milliers de propriétaires d’entreprise, mais leur bien-être, ils l’abordent rarement. Pourtant, vous êtes le pilier de votre entreprise. Beaucoup de chefs d’entreprise comme vous ressentent du stress et de l’anxiété, tombent en épuisement professionnel ou sont préoccupés par leurs problèmes financiers et par ce que l’avenir leur réserve. Si c’est aussi votre cas, il existe plusieurs ressources et outils qui peuvent vous aider:

Si vous éprouvez de la détresse, demandez de l’aide sans tarder :

Si vous ou quelqu’un dans votre entourage avez besoin des services d’urgence, n’hésitez pas à appeler le 911 (ou le numéro d’urgence de votre région si la ligne 911 n’est pas offerte).

Que dois-je faire si l’un de mes employés a obtenu un résultat positif au dépistage de la COVID19 ou a été en contact avec une personne atteinte de la Covid-19?

Suivez les directives gouvernementales en place dans votre région concernant les tests et l’isolement. La santé publique pourra vous indiquer si vous devez fermer votre entreprise temporairement ou si d’autres employés devraient passer un test et ses agents pourraient également vous demander une copie de votre registre des visiteurs pour effectuer le suivi des contacts.

Fournissez à votre employé des renseignements sur ses options en matière de salaire et de congés provinciaux, territoriaux et fédéraux, et assurez-vous qu’il sait avec qui communiquer au travail s’il a des questions ou des préoccupations.

Même si la santé publique vous confirme que vous n’avez pas besoin de fermer pour nettoyer, ce serait une bonne chose de nettoyer à fond et de désinfecter les endroits que votre employé a fréquentés dans votre entreprise.

Que dois-je faire si un employé manifestant des symptômes de COVID-19 se présente sur les lieux de travail?

La gestion des employés en temps de pandémie peut s’avérer difficile, car plusieurs symptômes de la COVID-19 s’apparentent à ceux d’un rhume, d’une allergie ou d’une grippe.

La marche à suivre dépend du niveau d’exposition des lieux de travail, des normes du travail ou d’emploi provinciales et des règles des autorités de santé publique. Voici tout de même quelques lignes directrices d’ordre général.

Première étape: évaluer si l’employé est atteint

Votre employé présente-t-il des signes de COVID-19?

  • L’employé a-t-il eu des contacts étroits avec une personne atteinte de la COVID 19?
  • L’employé a-t-il voyagé dans les derniers jours?

Si la réponse est OUI à l’une de ces questions, demandez à l’employé de quitter immédiatement les lieux de travail, de se faire tester et de s’isoler durant 14 jours.

Si le résultat du test est positif, vous devez:

  • signaler le cas aux autorités de votre région (si elles ne l'enregistrent pas elles-mêmes).
  • aviser le comité ou le représentant de santé et sécurité de votre entreprise qu’il y a eu un cas de COVID-19 sur les lieux de travail (sans identifier la personne contaminée).
  • communiquer avec votre bureau de santé publique local pour discuter des prochaines étapes.
  • demander à l’employé de dresser la liste des personnes avec qui il a récemment été en contact afin de prévenir la propagation du virus (la santé publique le contactera aussi à ce sujet).

Deuxième étape : Évaluer le niveau d’exposition

Si l’employé a été sur les lieux de travail vous devez:

  • Vérifier les directives de la santé publique de votre région pour voir les mesures à prendre dans votre situation.
  • Faire évacuer les lieux (renvoyer les employés chez eux) en expliquant qu’il s’agit d’une mesure préventive.
    • Conseiller aux employés de contacter la santé publique ou de faire une auto-évaluation pour déterminer s’ils doivent aller passer un test de dépistage.
    • Selon les résultats des tests ou les directives de la santé publique, ces employés devront peut-être s’isoler pendant 14 jours.
  • Assurer la confidentialité de l’identité de l’employé atteint. Si vous devez fournir des informations permettant de l’identifier, consultez un avocat afin de vous assurer que vous n’enfreindrez pas les lois sur la protection de la vie privée.
  • Déterminer le niveau d’exposition des lieux de travail.
  • Nettoyer et désinfecter les lieux exposés et laissez le temps aux désinfectants de faire effet avant de permettre aux employés de les utiliser à nouveau.
  • Réévaluer le risque et revoir votre plan de sécurité.
  • Mettre en place une stratégie de communication interne pour renseigner les employés sur les mesures prises et leur retour au travail.
  • Rappeler aux employés les politiques de l’entreprise pour éviter que l’incident se reproduise.
  • Donner au personnel des directives claires sur :
    • les mesures pour réduire la contamination, comme le lavage des mains efficace, la distanciation physique et éviter de rencontrer des gens potentiellement infectés ou les voyages dans les régions touchées.

À ne pas oublier

Durant la pandémie, les employés peuvent refuser de travailler s’ils ont des motifs raisonnables de croire que le travail ou les lieux de travail pourraient mettre leur santé en danger. Si un de vos employés exerce son droit de refus, vous devez mener une enquête et, s’il y a lieu, faire en sorte d’éliminer le danger. Si tel est le cas, demandez le plus rapidement possible à votre commission provinciale de santé et sécurité de statuer sur la sûreté de vos lieux de travail.

Si possible, instaurez une politique de télétravail pour que vos employés puissent accomplir leurs tâches à distance.

Ai-je le droit d’exiger de mes employés une attestation médicale de bonne santé?

Votre droit d’exiger de votre employé un billet de médecin dépend des normes du travail ou d’emploi de la province où se situe votre entreprise et de la gravité des symptômes dont vous a fait part votre employé.

Pour éviter de surcharger le réseau de la santé, certains gouvernements provinciaux recommandent que seules les personnes présentant des symptômes graves se rendent à l’hôpital ou en clinique. De même, certains demandent aux entreprises de ne pas exiger de billets de médecin avant ou après une maladie. Comme solution de rechange, votre gouvernement provincial vous permet peut-être de demander à votre employé une évaluation de son aptitude à l’emploi ou un formulaire Détermination des capacités fonctionnelles avant son retour au travail pour vous assurer qu’il en est apte.

Si une situation particulière vous permet de demander un billet de médecin, il sera important de vérifier si les normes de votre province vous obligent à payer les frais associés à cette demande (transport, rémunération, évaluation médicale, etc.).

Si vous n’êtes pas certain de ce que votre province autorise, n’hésitez pas à consulter un de nos conseillers.

Puis-je obliger un employé à passer un test de COVID-19?

En tant qu’employeur, les lois applicables fédérales, provinciales ou territoriales en matière de santé et sécurité vous obligent à trouver un équilibre entre le droit à la vie privée de vos employés et leur droit de ne pas subir de la discrimination, et votre obligation légale de fournir un lieu de travail sécuritaire à tous vos employés.

Il est important de savoir que la loi n’est pas encore claire à ce sujet. Selon les circonstances et les faits en main, il pourrait être raisonnable ou non d’obliger un employé à passer un test de COVID-19.

Ce qui est considéré approprié en matière de dépistage ou de mesures de contrôle pour réduire les possibilités de transmission ou d’infection dépend notamment des facteurs suivants:

  • Directives applicables de la santé publique ou du gouvernement provincial
  • Le niveau de risque dans l’entreprise et la façon dont ces risques sont atténués
  • La nature du lieu de travail et des services offerts
  • Si les employés sont en contact avec des personnes vulnérables
  • L’équilibre entre les droits à la vie privée des employés et les lois applicables en matière de santé et sécurité au travail.

Par exemple: Il pourrait être raisonnable pour un employeur exploitant une résidence pour personnes âgées d’imposer une politique de test obligatoire pour tous les employés, mais ce ne serait pas nécessairement le cas pour un restaurant ou une boutique au détail.

Un employé devrait pouvoir travailler tant que les lois provinciales et/ou les directives de santé publique applicables indiquent qu’il est sécuritaire de le faire. Empêcher un employé de travailler parce qu’il n’a pas un résultat de test de COVID-19 négatif confirmé pourrait être vu comme un congédiement déguisé.

Cependant, peu importe votre industrie ou secteur d’activité, si vous avez des motifs raisonnables (c’est-à-dire, basés sur des faits concrets et pertinents) qu’un employé n’est peut-être pas prêt à revenir au travail et qu’il pose un danger pour la santé et la sécurité des autres, vous pourriez peut-être être en droit de lui demander de fournir un billet médical confirmant qu’il est apte au travail. Il est fortement conseillé de consulter un avocat dans cette situation.

Quels programmes d’aide pourraient m’aider à payer mes employés?

Il existe plusieurs programmes d’aide gouvernementaux auxquels vous pourriez être admissibles, notamment la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC). Pour en savoir plus sur ces programmes, consultez notre page sur l’Aide financière.

Visitez notre Centre d’aide aux PME sur la COVID-19

À la FCEI, notre principal objectif est de nous assurer que vous avez tout le soutien dont vous avez besoin pour passer à travers la crise. Nous sommes là pour vous fournir des conseils d’expert et vous tenir informé des plus récentes annonces gouvernementales et des programmes d’aide disponibles.

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Ressources supplémentaires

  • FAQ sur l’aide financière
  • FAQ sur la gestion des opérations